¿Cómo Facturar en Lotes en Colegios con eFactory Software ERP en la Nube o Cloud?

Te explicamos los pasos a seguir para Facturar en Lotes en Colegios en eFactory en la nube o cloud.

Mensualmente es requerido por las diferentes unidades educativas (colegios, universidades, institutos de educación, entre otros.) la generación de las mensualidades que deben cancelar o pagar los representantes de los alumnos en el sistema de administración de la institución, eFactory ERP dispone de una serie de funcionalidades que permiten la rápida y funcional generación de miles de documentos de facturass que se deberán cobrar posteriormente.


Adicionalmente eFactory ERP dispone de un portal para los representantes (padres de los alumnos) mediante el cual ellos mismos pieden reportar el pago de esas dacturas pendientes directamente en la administración de la unidad educativa reduciendo los tiempos y el trabajo doble al no tener que volver a registrar en el sistema el pago hecho por el representante.


A continuación explicaremos paso a paso las siguientes instrucciones para realizar la transacción:

  1. Acceder al sistema eFactory
  2. Crear a cada representante como un cliente
  3. Crear a los alumnos (representados) como contactos del cliente
  4. Crear una forma libre de ventas por cada representantes
  5. Una vez al mes ejecutar el complemento de Facturación en Lotes
  6. Enviar las facturas vía correo electrónico en cuentas por cobrar
  7. Hacer seguimientos de la cobrabza

Paso 1: Acceder al sistema eFactory

a. Para ingresar debemos iniciar en eFactory con nuestro Usuario, Contraseña y oprimiremos el botón Iniciar Sección; Después seleccionaremos el módulo Administrativo, Empresa y Sucursal de la Empresa y presionaremos el botón .

b. Después nos ubicamos en el menú y presionaremos la opción módulo, donde desplegamos la lista y seleccionaremos el módulo de Ventas, componente Actualizaciones y activamos el maestro de Clientes.

Paso 2: Agregar Registro de Cliente

a. La opción de clientes la podemos utilizar para crear el representante y el alumno representado y para crear un cliente luego de haber seleccionado el sub. Componente se muestra la pantalla de Clientes donde nos ubicamos en la parte inferior y presionaremos el botón y se abrirá un formulario que debes llenar, el cual está dividido en 6 secciones que son:

  • Datos
  • Dirección.
  • Perfil.
  • Crédito.
  • Otros.
  • Atributos.

Cada sección presenta una serie de campos de los cuales se describirán sólo los más importantes, después de completar todos los datos presionaremos el botón . Para más detalles tenemos una documentación en Tema Relacionado de como crear un cliente.


Nota: Seria bueno que antes de crear el representante "cliente" verifiquemos que no exista. Para verificar si existe solo tenemos que oprimir el botón y colocar el nombre del cliente y presionar el botón "Buscar" y verificar en el resultado de la búsqueda, si existe no se procede a agregar en caso de lo contrario si seleccionaremos el botón "Agregar".

Paso 3: Crear una Forma Libre de Ventas pos cada Representante

a. Para crear una forma libres nos ubicamos en el menú y presionaremos el módulo de Ventas, componente Operaciones y activamos el maestro de Formas Libres de Ventas, después hacemos clic en el botón , para ingresar los nuevos datos de la mensualidad a facturar todos los meses.
Cada artículo corresponderá a la mensualidad de un alumno, luego se confirma la transacción oprimiendo el botón y para más detalles tenemos una documentación en Tema Relacionado de como crear una forma libre de venta, en esa ayuda explicamos detalladamente los campos a llenaren ese formulario.

Paso 4: Facturar las Mensualidades en Lotes

a. Luego de crear un cliente crear la forma libre de ventas por cada representante se procede a facturar las mensualidades en lotes y para eso seleccionaremos en el menú el módulo Ventas componentes Operaciones maestro Facturas y ubicamos la ficha avanzado y haremos clic en ella.

b. Después de seleccionar la ficha Avanzado presionaremos el botón .

c. Al seleccionar el complemento se abre la ventana correspondiente donde ubicamos el complemento Facturación en Lotes FSV.

d. Después se muestra la ventana de Facturación en Lotes (FSV) donde tenemos la sección Parámetros con los siguientes campos:

  • Fecha de la Factura.
  • Validar Facturas ya generada.
  • Ordenar por: Clientes, Zona, Número de Plantilla y Fecha de Plantilla.
  • Número de Control Inicial
  • Frecuencia: Tenemos Mensual, Anual, Bi Mensual, Trimestral y Semestral.
  • Generar las Facturas: Confirmadas y Pendientes.
  • Cliente Inicial
  • Cliente Final
  • Zona Inicial
  • Zona Final
  • Sucursal
  • Forma de Pago Inicial
  • Forma de Pago Final
  • Comentario
  • Monto Bruto
  • Moto Impuesto
  • Monto Neto
  • Preparar Factura: Botón para actualizar factura en pantalla.

Al completar todos los campos necesario y haber seleccionado el botón se nos muestra una imagen avisando que la operación fue creada y para finalizar la facturación en lotes seleccionaremos el botón .

Paso 5: Enviar las Facturas vías correo electrónico a los Representantes

a. Para Enviar las Facturas Vías Correo Electrónico a los Representantes nos ubicamos en el módulo Ventas, componente Operaciones y activamos el maestro Cuentas por Cobrar y seleccionaremos la ficha Avanzado de la pantalla Cuentas por cobrar y ubicamos el botón de .

b. Luego se muestra la ventana de complementos donde debemos ubicar el complemento Enviar Cuentas por Cobrar por Correo y seleccionarlo para ingresar los parámetros solicitados por el formulario.

c. Al seleccionar el complemento Enviar Cuentas por Cobrar por Correo observamos su pantalla donde vemos los siguientes campos:

  • Sucursal: Si posee varias sucursales y desea solo notificar a los clientes de una de ellas, debe elegirla en este campo.
  • Tipo de Documento: Tenemos varios tipos de documentos como FACT, ADEL, ATC, ATD, CHEQ, GIRO, N/CR, N/DB entre otros.
  • Documento Inicial - Documento Final: Si desea notificar a los clientes desde un documento de inicio hasta un documento final, elija los valores en este campo.
  • Cliente Inicial
  • Cliente Final
  • Fecha Inicial - Fecha Final: Si desea notificar a clientes en un intervalo de fechas elija en estos campos las fechas de Inicio y Fin respectivamente. Si solo desea notificar a los Clientes de un día, elija como fecha inicial y fecha final la misma.
  • Tipo de Persona: Elija entre las categorías de sus clientes el tipo que desea notificar
  • Plantilla: Elija el tipo de plantilla con la cual se enviará el correo.
  • Incluir correos de los contactos del cliente
  • Botón Preparar Documentos: Para preparar los documentos con esos filtros para el envío de correo
  • Agregar Documentos: Si desea agregar manualmente un documento en particular agregue el código del documento (o búsquelo) en el campo y presione el botón agregar.
  • Botón agregar

Nota: Estos campos se pueden combinar o dejar vacíos dependiendo del filtro que desee generar. Para más detalles tenemos una documentación en Tema Relacionado de como enviar cuentas por cobrar vía correo, en esa ayuda explica detalladamente los campos para enviar el correo.

Después de completar todos los campos presionaremos el botón para confirmar la transacción.

Paso 6: Hacer Seguimientos de la Cobranza

a. Para Enviar las Facturas Vías Correo Electrónico a los Representantes nos ubicamos en el módulo Ventas, componente Operaciones y activamos el maestro Cuentas por Cobrar y seleccionaremos la ficha Avanzado de la pantalla Cuentas por cobrar y ubicamos el botón de .

b. Luego se muestra la ventana de Métricas donde ubicamos en la lista Cuentas por cobrar ajustamos los filtros, al seleccionar podemos ver la métrica de cuentas por cobrar con los siguientes filtros colocados

Video relacionado






Licda. Felicia Jardim
fcjardim@efactoryerp.com
Departamento de Desarrollo
Factory Soft
www.efactoryerp.com

Felicia Jardim