Soluciones que impulsan tu éxito empresarial Prueba Gratis

¿Cómo lo hago?


Regresar

Aprende a crear una cotización a un cliente

Te explicamos cómo crear un cliente y una cotización para ese cliente creado en eFactory ERP

Para crear una cotización es necesario tener un registro de los clientes de la empresa, es por esto que lo primordial antes de realizar cualquier operación en nuestro sistema es realizar la creación de los clientes, para esto debes seguir los siguientes pasos:

1
Ingresa con tus datos al sistema y selecciona del menú desplegable el módulo de Ventas, en la pestaña de Actualizaciones, selecciona la opción Clientes.

Creación de un cliente
Creación de un cliente

2
Presiona el botón Agregar para crear un nuevo regisro.

Agregar un registro
Agregar un registro

Se abrirá un formulario que debes llenar, el cual está dividido en 6 secciones que son:

  1. Datos.
  2. Dirección.
  3. Perfil.
  4. Crédito.
  5. Otros.
  6. Atributos.
Cada sección presenta una serie de campos de los cuales se describirán sólo los más importantes.

Datos

En esta sección se introducen los datos básicos del cliente como lo son:
  • Código: Puede colocar un código si lo deseas, si no el sistema generará uno cuando guardes los datos del cliente.
  • Estatus: Viene predefinido como "Activo" puedes seleccionar "Inactivo" o "Suspendido", pero es recomendable dejarlo en "Activo" porque sino no podrás realizar operaciones con el cliente, como crear facturas, pedidos, cotizaciones.
  • Nombre: Se refiere al nombre del cliente, este campo no puede quedar vacío.
  • Ingreso.
  • Inactivación.
  • ABC: Clasificador del cliente.
  • Tipo de cliente: Seleccina una categoría para el nuevo cliente.
  • Tipo Referencial.
  • Clase Referencial.
  • Zona: Debes seleccionar la zona de ubicacíon de tu cliente.
  • Identificador tributario (RIF).
  • NIC.
  • Contacto.
  • Correo, Correo 2, Correo 3.
  • Web.
  • Teléfonos.
  • Directo.
  • Fax.
  • Móvil.
  • Código Postal.

Dirección

  • País.
  • Estado.
  • Ciudad.
  • Idioma.
  • Kilómetros.
  • Dirección Fiscal.
  • Dirección de Entrega.
  • Dirección Exacta.
  • Otra Dirección.
En esta sección debes ingresar los datos de ubicación de tu cliente, resaltando el País, Estado, Ciudad, e idioma, estos campos no pueden quedar en blanco.

Perfil

  • Clase de cliente.
  • Tipo de persona.
  • Concepto.
  • Sexo.
  • Sector Económico: Selecciona de la pestaña desplegable la opción que corresponda (Producción, Comercio, Servicio, Gobierno,otro).
  • Posición del cliente.
  • Tipo de contribuyente: Aquí podrás seleccionar dentro de las diferentes opcionees el tipo de contribuyente que representa el nuevo cliente (Formal, ordinario, especial, ocacional u otro).
  • Área de negocios.
  • Actividad.
  • Cantidad de empleados.
  • Cantidad de socios.
  • Cantidad de sucursales.
  • Ventas mensuales.
  • Casillas:
    • Cliente Nacional.
    • Contribuyente.
    • Marca Reconocida.
    • Cliente Genérico.
En esta sección, deben completarse obligatoriamente los siguientes campos: Clase de cliente,tipo de persona, concepto, sexo, sector económico, y tipo de contribuyente.

Crédito

En esta sección introduces los datos referentes a cómo responderá el cliente a la hora de realizar el pago de algún producto o servicio.
  • Politica Comercial.
  • Forma de Pago.
  • Vendedor.
  • Garantía.
  • Horario de Caja.
  • Monto de Crédito.
  • Días de Crédito.
  • Descuento Por Pronto Pago.
  • Porcentaje de Retención.
  • Porcentaje por Interés de Mora.
  • Porcentaje de ISLR.
  • Porcentaje de Patente.
  • Otro Porcentaje.
  • Alicuota 1.
  • Tipo de Pago.
  • Alicuota 2.
  • Saldo Actual.
  • Alicuota 3.
  • Porcentaje de Arancel.
los campos Política comercial, forma de pago, vendedor, garantía y tipo de pago no pueden quedar en blanco, son obligatorios para la creación del cliente.

Otros

En esta sección puedes llenar algunos datos adicionales de tu cliente como:
  • Clasificación.
  • Matriz.
  • Transporte.
  • Clave Web.
  • Pregunta Secreta.
  • Respuesta Secreta.
  • Fecha de Nacimiento.
  • Nivel.
  • Prioridad.
  • Comentario.
  • Notas.
  • casilla:Usar como plantilla por defecto.
Los campos clasificación y transporte, no pueden quedar en blanco.

Atributos

  • Atributo A.
  • Atributo B.
  • Atributo C.
  • Atributo D.
  • Atributo E.
  • Atributo F.

3
Al terminar de llenar el formulario con los datos de tu cliente presiona el botón Aceptar para completar el registro.
Finalizada la creación de su cliente, puede comenzar a realizar las diversas operaciones que le ofrece nuestro sistema tales como crear pedidos, facturas, cotizaciones, generar reportes, entre otros.

¿Cómo generar una Cotización?



Para crear una cotización primero debes ingresar al módulo de Ventas, en la pestaña de Operaciones debes seleccionar Cotizaciones.
Allí te aparecerá una Pantalla en donde debes dar clic en el botón Agregar para crear la cotización.
Otra forma de crear una cotización Accediendo a la pestaña Avanzado que se encuentra en la parte superior de la ventana Cotizaciones y presionar la opción Duplicar.

creando una cotización - 1
Creando una Cotización - 1
creando una cotización - 2
Creando una Cotización - 2
creando una cotización - 3
Creando una cotización - 3

Con esto se habilitará un formulario para que llenes los datos básicos del cliente y los artículos que cotizarás.
El formulario posee los siguientes campos:


Luego de completar los datos del cliente, puedes seleccionar todos los artículos que vas a cotizar, te aparecerán 5 renglones por defecto, pero puedes agregar o eliminar renglones según sea necesario, en esta tabla podrás editar los siguientes campos:

Al seleccionar el artículo, gran parte de los datos se completarán automáticamente los siguientes campos.
Sólo es cuestión de verificar el pedido y los datos.
Además puedes agregar otros montos, descuentos o recargos.

Formulario para la creación de la cotización
Formulario para la creación de la cotización

Luego de terminar de llenar los datos debes presionar el botón Aceptar.
Para imprimir la cotización sólo debes dar clic al botón Imprimir y selecciona un formato, luego de esto presiona Aceptar y se generará un documento PDF de la cotización que acabas de realizar.

Generando un cotización
Generando un cotización

¿Cómo generar una cotización a partir de otro documento?



Si deseas puedes crear una cotización, a partir de un pedido o de una factura de venta, el proceso es muy sencillo:

1

Convertir una factura en cotización

Para esto sólo debes ingresar en el módulo de Ventas y en la pestaña de Operaciones selecciona Facturas de venta.
Estando allí puedes seleccionar alguna factura que hayas realizado con anterioridad, haciendo uso del botón Buscar.
Seguidamente debes dirigirte a la pestaña de Avanzado y presionar Convertir Documento, allí te aparecerá una pantalla con los siguientes campos:
  • Documento de origen: Es el código del documento que seleccionaste.
  • Documento de destino: En este campo debes seleccionar el tipo de documento en que quieres que se convierta la factura, en este caso debes seleccionar Cotizacióndel menú desplegable.
  • Empresa: Puedes cambiar la empresa con la que estas trabajando, seleccionando del menú desplegable la opción Especificar y enseguida se habilitarán las opciones, Nombre y sucursal.
  • Nombre.
  • Sucursal.

Generando un cotización a partir de una factura
Generando un cotización a partir de una factura
Generando una cotización a partir de una factura
Generando un cotización a partir de una factura - 2
Luego debes presionar el botón Aceptar y te aparecerá una pantalla con los datos de la cotización, si deseas puedes realizar algún cambio, ya sea adicionar, eliminar artículos, o cambiar cualquier dato del cliente, siguiendo el proceso que se explicó anteriormente.
Cuando termines sólo debes dar clic en el botón aceptar y se generará la nueva cotización.
generando una cotización a partir de una factura
Generando un cotización a partir de una factura - 3
2

Convertir un pedido en cotización

Para esto sólo debes ingresar en el módulo de Ventas y en la pestaña de Operaciones selecciona Pedidos.
Estando allí puedes seleccionar algún pedido que hayas realizado con anterioridad, haciendo uso del botón Buscar.
Seguidamente debes dirigirte a la pestaña de Avanzado y presionar Convertir Documento, allí te aparecerá una pantalla igual a la del punto anterior, en donde debes seleccionar como documento de destino Cotización, dar clic en Aceptar y aparecerá una pantalla en donde podrás editar los datos que desees para generar la nueva cotización.