¿Cómo Contabilizar una Factura de Ventas a Clientes en eFactory Software de Contabilidad en la Nube?

Te explicaremos detalladamente como contabilizar una factura de ventas a clientes en el sistema eFactory en la Nube.

eFactory ERP ofrece la flexibilidad para elegir el modelo de servicio que mejor se adapte a las necesidades de tu organización. Antes de crear el comprobante definitivo en el cual debe activar el check de "Marcar documentos" debe ejecutar al menos un pase de validación (sin marcar documentos) para anticipar cualquier cambio en el comprobante de diario, puede ejecutar en la pantalla de comprobantes de diario el formato de comprobante de diario resumido por cuentas contables para ejecutar un rápido análisis de los asientes que se ejecutaran.

Las reglas de integración son el núcleo de como se ejecuta el pase de la información de las tablas del administrativo a las tablas de la contabilidad, cada contador puede ejecutar el asiento completo de cada renglón del comprobante de diario, el contador o encargado de sistemas deben entender el orden lógico como procesa o recorre el sistema buscando la cuenta contable en las diferentes tablas que se relacionan con un documento que se esta contabilizando


A continuación te mostramos los pasos a seguir:

  1. Ingresar al Sistema.
  2. Seleccionar Componente y Maestro.
  3. Asignar la Información Contable.
  4. Ejecutar la Factura.
  5. Crear el Asiente en Línea.
  6. Consultar el Comprobante de Diario Creado.
  7. Ubique la factura creada.
  8. Haga clic en la pestaña avanzados.
  9. Haga clic en el botón de Información Contable.
  10. Haga clic en el número de comprobante

Ingresar al Sistema

a. Primero debemos ingresar al sistema de administrativo de eFactory colocando nuestro Usuario y Contraseña en la pantalla inicial de eFcatory, luego presionaremos el botón de "Iniciar Sección" y seleccionaremos el sistema de Administrativo, Empresa y Sucursal de la Empresa y procedemos a oprimir el botón .

b. Después nos ubicamos en el menú y seleccionaremos la opción módulo, donde desplegamos la lista y seleccionaremos el Módulo Inventarios, se Despliega el componente Actualizaciones y activamos el maestro de Departamento.

Buscar Departamento para asignar la información contable

a. Para buscar el departamento tenemos que ubicarnos en el maestro correspondiente que es Departamento y nos ubicamos en la parte superior en la ficha Resumen y ir buscando con las flecha hasta encontrar el departamento, pero en tan caso que se seleccione el botón .

b. Al seleccionar el botón se observa la ventana de Búsqueda de Registros: Departamentos, donde colocaremos el nombre del departamento y luego presionaremos el botón donde se muestra los departamento que se encontró en la búsqueda y se procede a seleccionarlo y para terminar la búsqueda oprimiremos el botón .

Asignar Información Contable

a. Para agregar una información contable para que la regla de integración la tome, luego haber buscado el departamento se muestra la pantalla correspondiente donde presionaremos la ficha Avanzado y ubicamos el botón donde se debe oprimir.

b. Después se muestra la ventana de Información Contable donde completaremos los siguientes campos editando la cuentas contables, nos ubicamos en el ícono :

  • 1:Página 1 Campo Cuentas Contables: Cualquier cuenta de ingreso.
  • 2:Página 2 Campo Cuentas Contables: Cualquier Inventario.
  • 3:Página 3 Campo Cuentas Contables: Cualquier Costo.

c. Luego se procede a cambiar el nombre de la página luego presionaremos el botón . Podemos observar que la página tiene nombre, en esa ventana tenemos los campos: cuentas contable, cuenta de gastos, clasificador, comentario y la sección de Distribución Porcentual por Centro de Costo.
En esa pantalla se debe llenar el campo Cuentas Contables y se procede a oprimir el botón .

A continuación se indica en donde se debe asignar la información contable para cada parte del asiento que debe generar la factura de venta:


  • Ingreso por Venta: "Cuentas Contables de Ingresos por ventas de productos Gravados 12%, Gravados 0% o Productos Exentos. Deben Asignar las Cuentas Contables en la Carpeta 1 de Información Contable de Impuestos Nacionales. En el caso de requerir mayor detalle sobre los Ingresos por Ventas, pueden asignar las Cuentas Contables en la carpeta 1 de Información Contable de Departamentos."
  • Cuentas por Cobrar: Cuentas Contables de Cuentas por Cobrar Clientes. Deben asignar la cuenta contable en la carpeta 1 de Información Contable de los conceptos de Movimientos de "Cuentas por Cobrar Clientes" y verificar que cada cliente tenga asignado su concepto de Movimiento exacto.
  • Débito Fiscal: Cuenta Contable de IVA en Ventas 12%. Deben asignar la Cuenta Contable en la Cuenta de Integración "2018 - IVA en Ventas".
  • Inventario: Cuentas Contables de Inventario. Deben asignarlas en la carpeta 2 de información Contable de Departamentos.
  • Costo de Venta: Cuenta Contable de Costos de Ventas. Deben Asignarlas en la carpeta 3 de Información Contable de Departamentos.
  • Descuentos de Venta: Cuenta Contable de Descuento por Volumen de Venta. Deben Asignar la Cuenta Contable en la Cuenta de Integración "5001 - Descuentos en Ventas"
  • Recargos en Venta:
    • Cuenta Contable de Recargos en Ventas. Deben asignar la Cuenta Contable en la Cuenta de Integración "4004 - Recargos en Ventas".
    • Cuenta Contable de Otros Recargos en Ventas. Deben asignar la Cuenta Contable en la Cuenta de Integración "4014 - Otros Recargos en Ventas".

Agregar Cliente

a. Para realizar una Factura de venta es necesario tener un registro de los clientes de la empresa, es por esto que lo primordial antes de realizar cualquier operación en nuestro sistema es realizar la creación de los clientes, para eso tenemos una documentación en Tema Relacionado de cómo crear Cliente.

Crear la Factura y el Comprobante en Línea

a. Para crear una Factura de ventas primero debes ingresar al módulo de Ventas, en la pestaña de Operaciones donde debes seleccionar Facturas de venta. Allí te aparecerá una Pantalla en donde debes dar clic en el botón para crear la Factura.
Con esto se habilitará un formulario para que llenes los datos básicos del cliente y los artículos para realizar la factura.

b. El formulario posee los siguientes campos:

  • Documento: Puedes colocar un número de documento o el sistema generará uno automáticamente.
  • Control
  • Cliente: En este campo debes seleccionar el cliente que creaste previamente, colocando el código del mismo o ayudándote con el buscador que se encuentra al lado del campo, al seleccionarlo, se llenarán automáticamente los datos del cliente
  • Pago
  • Emisión
  • Entrega
  • Vendedor: Este campo se llena automáticamente al seleccionar el cliente, pero si deseas realizar un cambio puedes hacerlo colocando el código o nombre del vendedor, o haciendo uso del buscador.
  • Transporte
  • Moneda
  • Tasa
  • Estatus
  • Comentario

Luego de completar los datos del cliente, puedes seleccionar todos los artículos que colocarás en la factura, te aparecerán 5 renglones por defecto, pero puedes agregar o eliminar renglones según sea necesario.

Después de completar los campos presionaremos el botón , al seleccionar el botón se contabilizara la factura de venta.

c. Al seleccionar el botón podemos observar la pantalla de confirmación exitosa del documento, después oprimiremos el botón . También nos informa que la factura fue contabilizada exitosamente y se generó satisfactoriamente el comprobante diario.

Consultar el Comprobante Diario Creado

a. Para consultar el comprobante Diario Creado, primero ubicamos la factura creada en la pantalla de Facturas de Venta en la ficha Resumen, seleccionamos la factura donde la podemos observar en pantalla. También para buscar una factura de venta podemos oprimir el botón , allí se muestra la pantalla de búsqueda de factura de venta colocamos el código de la factura en caso de no saber el código se procede a presionar el botón donde observaremos todas las facturas, buscaremos y seleccionaremos la buscada y oprimimos el botón

b. Luego de haber encontrado la factura de venta nos ubicamos en la ficha Avanzado y oprimiremos el botón para ver el comprobante diario generado.

c. Al hacer clic en Información Contable podemos ver la ventana de Información Contable: factura (Documento: número de documento donde nos ubicamos en la parte inferior de la ventana en el campo Comprobante y observamos el número del comprobante diario que se generó. Para ver el Comprobante debemos seleccionar en el nombre del campo Comprobante.

d. Después de oprimir el nombre del campo Comprobante se abre el formato de comprobante diario que se generó a través de la factura.

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Licda. Felicia Jardim
fcjardim@efactoryerp.com
Departamento de Desarrollo
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Felicia Jardim