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Uso de Clientes y Proveedores Genéricos en eFactory Software ERP/CRM en la Nube

Te explicamos cómo hacer uso de Clientes y Proveedores Genéricos en eFactory ERP/CRM

En cualquier sistema ERP es necesario mantener un registro con los datos de todos los clientes de la empresa; en el caso de Venezuela, los datos más importantes sobre los clientes son su nombre, Cédula de Identidad (CI) o Registro de Información Fiscal (RIF), su Teléfono y su Dirección; pero algunas empresas requieren mantener un registro más detallado de sus clientes, como direcciones alternativas (dirección fiscal, para envíos, oficinas...), otras forma de contacto, perfil del cliente, clasificación, referencias adicionales, y cualquier otra información que sea necesaria según el modelo de negocios de la empresa.

En eFactory es posible mantener un registro detallado de los clientes; sin embargo, cuando la empresa cuenta con muchos clientes ocasionales los datos básicos son los únicos realmente necesarios. En ese caso es posible crear uno o más clientes genéricos y cargar los documentos de venta a estos clientes, ingresando directamente en el documento los datos básicos del cliente real.

Ventana de cliente genérico en cotizaciones
Ventana de cliente genérico en cotizaciones

¿Cómo crear un Cliente o Proveedor Genérico?


Este es el procedimiento para crear un cliente genérico; para crear un proveedor genérico se sigue el mismo procedimiento pero usando el formulario de Proveedores. Este proceso debe hacer solo una vez durante la implantación, aunque se pueden crear varios clientes genéricos de ser necesario:

Abrir el formulario clientes
Abrir el formulario clientes

Formulario de clientes
Formulario de clientes

Casilla de 'Clinte Genérico'
Casilla de "Clinte Genérico"

Usando un Cliente o Proveedor Genérico en un Documento


Los Clientes Genéricos pueden ser usados en cualquier documento del módulo de Ventas, mientras que los Proveedores Genéricos pueden ser igualmente usados en cualquier documento del módulo de Compras. Veamos un ejemplo para crear una cotización usando un Cliente Genérico:

Seleccionar un Cliente en un Documento de Venta
Seleccionar un Cliente en un Documento de Venta

Una vez guardado un documento de compras o ventas es posible modificar la información genérica del cliente o proveedor, aun cuando el mismo no sea genérico. Esto es útil si por ejemplo queremos registrar una factura que será pagada por un cliente, pero los artículos se entregarán en una dirección diferente a la registrada con el mismo: en ese caso sería conveniente guardar la nueva dirección y el nombre y teléfono de la persona que recibirá la mercancía directamente en el documento.

Para modificar la información genérica de un documento de compras y ventas se sigue el siguiente procedimiento:

Botón de Cliente Genérico en Cotizaciones
Botón de Cliente Genérico en Cotizaciones

Edición de Datos de Cliente Genérico en Cotizaciones
Edición de Datos de Cliente Genérico en Cotizaciones

La mayoría de los formatos básicos de impresión de documentos mostrarán el nombre, RIF, teléfonos y dirección de la información genérica del documento si está definida. Si cualquiera de estos cuatro campos está vacío entonces tomará ese campo de los datos del cliente.

Edición de Datos de Cliente Genérico en Cotizaciones
Formato de Cotización Mostrando los Datos de Cliente Genérico