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Aprende a crear un pedido a un cliente

Te explicamos cómo crear un cliente y un pedido de venta en eFactory ERP

Para crear un Pedido de venta es necesario tener un registro de los clientes de la empresa, es por esto que lo primordial antes de realizar cualquier operación en nuestro sistema es realizar la creación de los clientes, para esto debes seguir los siguientes pasos:

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Ingresa con tus datos al sistema y selecciona del menú desplegable el módulo de Ventas, en la pestaña de Actualizaciones, selecciona la opción Clientes.

Creación de un cliente
Creación de un cliente

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Presiona el botón Agregar para crear un nuevo regisro.

Agregar un registro
Agregar un registro

Se abrirá un formulario que debes llenar, el cual está dividido en 6 secciones que son:

  1. Datos.
  2. Dirección.
  3. Perfil.
  4. Crédito.
  5. Otros.
  6. Atributos.
Cada sección presenta una serie de campos de los cuales se describirán sólo los más importantes.

Datos

En esta sección se introducen los datos básicos del cliente como lo son:
  • Código: Puede colocar un código si lo deseas, si no el sistema generará uno cuando guardes los datos del cliente.
  • Estatus: Viene predefinido como "Activo" puedes seleccionar "Inactivo" o "Suspendido", pero es recomendable dejarlo en "Activo" porque sino no podrás realizar operaciones con el cliente, como crear facturas, pedidos, cotizaciones.
  • Nombre: Se refiere al nombre del cliente, este campo no puede quedar vacío.
  • Ingreso.
  • Inactivación.
  • ABC: Clasificador del cliente.
  • Tipo de cliente: Seleccina una categoría para el nuevo cliente.
  • Tipo Referencial.
  • Clase Referencial.
  • Zona: Debes seleccionar la zona de ubicacíon de tu cliente.
  • Identificador tributario (RIF).
  • NIC.
  • Contacto.
  • Correo, Correo 2, Correo 3.
  • Web.
  • Teléfonos.
  • Directo.
  • Fax.
  • Móvil.
  • Código Postal.

Dirección

  • País.
  • Estado.
  • Ciudad.
  • Idioma.
  • Kilómetros.
  • Dirección Fiscal.
  • Dirección de Entrega.
  • Dirección Exacta.
  • Otra Dirección.
En esta sección debes ingresar los datos de ubicación de tu cliente, resaltando el País, Estado, Ciudad, e idioma, estos campos no pueden quedar en blanco.

Perfil

  • Clase de cliente.
  • Tipo de persona.
  • Concepto.
  • Sexo.
  • Sector Económico: Selecciona de la pestaña desplegable la opción que corresponda (Producción, Comercio, Servicio, Gobierno,otro).
  • Posición del cliente.
  • Tipo de contribuyente: Aquí podrás seleccionar dentro de las diferentes opcionees el tipo de contribuyente que representa el nuevo cliente (Formal, ordinario, especial, ocacional u otro).
  • Área de negocios.
  • Actividad.
  • Cantidad de empleados.
  • Cantidad de socios.
  • Cantidad de sucursales.
  • Ventas mensuales.
  • Casillas:
    • Cliente Nacional.
    • Contribuyente.
    • Marca Reconocida.
    • Cliente Genérico.
En esta sección, deben completarse obligatoriamente los siguientes campos: Clase de cliente,tipo de persona, concepto, sexo, sector económico, y tipo de contribuyente.

Crédito

En esta sección introduces los datos referentes a cómo responderá el cliente a la hora de realizar el pago de algún producto o servicio.
  • Politica Comercial.
  • Forma de Pago.
  • Vendedor.
  • Garantía.
  • Horario de Caja.
  • Monto de Crédito.
  • Días de Crédito.
  • Descuento Por Pronto Pago.
  • Porcentaje de Retención.
  • Porcentaje por Interés de Mora.
  • Porcentaje de ISLR.
  • Porcentaje de Patente.
  • Otro Porcentaje.
  • Alicuota 1.
  • Tipo de Pago.
  • Alicuota 2.
  • Saldo Actual.
  • Alicuota 3.
  • Porcentaje de Arancel.
los campos Política comercial, forma de pago, vendedor, garantía y tipo de pago no pueden quedar en blanco, son obligatorios para la creación del cliente.

Otros

En esta sección puedes llenar algunos datos adicionales de tu cliente como:
  • Clasificación.
  • Matriz.
  • Transporte.
  • Clave Web.
  • Pregunta Secreta.
  • Respuesta Secreta.
  • Fecha de Nacimiento.
  • Nivel.
  • Prioridad.
  • Comentario.
  • Notas.
  • casilla:Usar como plantilla por defecto.
Los campos clasificación y transporte, no pueden quedar en blanco.

Atributos

  • Atributo A.
  • Atributo B.
  • Atributo C.
  • Atributo D.
  • Atributo E.
  • Atributo F.

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Al terminar de llenar el formulario con los datos de tu cliente presiona el botón Aceptar para completar el registro.
Finalizada la creación de su cliente, puede comenzar a realizar las diversas operaciones que le ofrece nuestro sistema tales como crear pedidos, facturas, cotizaciones, generar reportes, entre otros.

¿Cómo crear un pedido de venta?



Para crear un Pedido de venta primero debes ingresar al módulo de Ventas, en la pestaña de Operaciones debes seleccionar Pedidos.
Allí te aparecerá una Pantalla en donde debes dar clic en el botón Agregar para crear el pedido.
Otra forma de crear un pedido de venta es accediendo a la pestaña Avanzado que se encuentra en la parte superior de la ventana Pedidos y presionar la opción Duplicar.

creando un pedido - 1
Creando un pedido - 1
creando un pedido - 2
Creando un pedido - 2
creando un pedido - 3
Creando un pedido - 3

Con esto se habilitará un formulario para que llenes los datos básicos del cliente y los artículos para realizar el pedido.
El formulario posee los siguientes campos:


Luego de completar los datos del cliente, puedes seleccionar todos los artículos que colocarás en el pedido, te aparecerán 5 renglones por defecto, pero puedes agregar o eliminar renglones según sea necesario, en esta tabla podrás editar los siguientes campos:

Al seleccionar el artículo, gran parte de los datos, se completarán automáticamente los siguientes campos.
Sólo es cuestión de verificar el pedido y los datos.
Además puedes agregar otros montos, descuentos, recargos o la clase del pedido.

formulario para la creación de un pedido de ventas
Formulario para la creación de un pedido de venta

Luego de terminar de llenar los datos debes presionar el botón Aceptar.
Para imprimir el pedido sólo debes dar clic al botón Imprimir y seleccionar un formato, luego de esto presiona Aceptar y se generará un documento PDF del pedido que acabas de realizar.

generando un pedido
Generando un pedido

¿Cómo generar un pedido de venta a partir de otro documento?



Si deseas puedes crear un pedido a partir de una factura o de una cotización, el proceso es muy sencillo:

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Convertir una cotización en un pedido de venta

Para esto sólo debes ingresar en el módulo de Ventas y en la pestaña de Operaciones selecciona Cotizaciones.
Estando allí puedes seleccionar alguna Cotización que hayas realizado con anterioridad, haciendo uso del botón Buscar.
Seguidamente debes dirigirte a la pestaña de Avanzado y presionar Convertir Documento, allí te aparecerá una pantalla con los siguientes campos:
  • Documento de origen: Es el código del documento que seleccionaste.
  • Documento de destino: En este campo debes seleccionar el tipo de documento en que quieres que se convierta la cotización, en este caso debes seleccionar Pedido del menú desplegable.
  • Empresa: Puedes cambiar la empresa con la que estas trabajando, seleccionando del menú desplegable la opción Especificar y enseguida se habilitarán las opciones, Nombre y sucursal.
  • Nombre.
  • Sucursal.

generando un pedido a partir de una cotización
Generando un pedido partir de una cotización
generando un pedido a a partir de una cotización
Generando un pedido a partir de una cotización - 2
Luego debes presionar el botón Aceptar y te aparecerá una pantalla con los datos de la factura, si deseas puedes realizar algún cambio, ya sea adicionar, eliminar artículos, o cambiar cualquier dato del cliente, siguiendo el proceso que se explicó anteriormente.
Cuando termines sólo debes dar clic en el botón aceptar y se generará el nuevo pedido.
generando un pedido a partir de una cotización
Generando un pedido a partir de una cotización - 3

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Convertir una factura en pedido

Para esto sólo debes ingresar en el módulo de Ventas y en la pestaña de Operaciones selecciona Facturas de venta.
Estando allí puedes seleccionar alguna factura que hayas realizado con anterioridad, haciendo uso del botón Buscar.
Seguidamente debes dirigirte a la pestaña de Avanzado y presionar Convertir Documento, allí te aparecerá una pantalla igual a la del punto anterior, en donde debes seleccionar como documento de destino Pedido, dar clic en Aceptar y aparecerá una pantalla en donde podrás editar los datos que desees para generar el nuevo pedido.