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Opción Correspondencias del Módulo Servicio y Soporte en eFactory ERP/CRM

Descripción de la opción correspondencia del módulo servicio y soporte en eFactory ERP/CRM

La opción Correspondencias, es una funcionalidad que permite controlar cronológicamente el envío de documentos o paquetes. Las acciones que se pueden llevar acabo a traves de esta herramienta son las siguientes:


Descripción funcional

Descripción de las pantalla Listar y Registro

La pantalla Listar es lo primero que obsevaremos al iniciar la opción Correspondencia y en ella podremos ver en un solo paso la información base (documento, código, nombre, fecha de listado, fecha de envío, cantidad de documentos asociados, tipo, guía, etapa, botón de seguimiento, estatus, proveedor, comentario y los requisitos personalizables), de todas las correspondencias cargadas. También podremos:


  • Acceder a los datos completos de la correspondencia, pulsando directamente en el campo Documento (este acceso es de solo lectura).
    Pantalla Ver Documento - Opción Correspondencia
  • Acceder a los datos completos del cliente, pulsando directamente en el campo Código, lo que permitirá ver los datos del cliente, editar su información o agregar un nuevo cliente.
    Pantalla Ver Cliente - Opción Correspondencia
  • Seleccionar el registro activo a través del icono Selección , y a partir de allí ejecutar acciones específicas, tales como, editar, eliminar o imprimir los valores de la correspondencia selecionada.
  • Acceder a los documentos asociados con la correspondencia, pulsando directamente en el campo Documentos, permitiendo además agregar otros documentos o eliminar los ya asociados.
    Pantalla Listar Documentos - Opción Correspondencia
  • Acceder al seguimiento de la correspondencia, pulsando el botón en el campo Seguimiento, permitiendo ver el seguimiento de la correspondencia, quien la agregó, qué acción realizó, incluir una referencia, incluir un comentario, un valor numérico, y un campo referencial lógico.
    Pantalla Listar Seguimiento - Opción Correspondencia
  • Agregar una nueva correspondencia.
  • Editar los valores de las correspondencias seleccionadas.
  • Buscar una correspondencia específica.
  • Eliminar la correspondencia seleccionada.
  • Imprimir los valores de la correspondencia activa en los formatos disponibles.
Pantalla Listar - Opción Correspondencia

Por otra parte podremos ejecutar acciones especiales desde el botón Avanzado . Estas acciones pueden comprender la ejecución de funciones para agregar nuevos valores al registro seleccionado (cagar valores a las Propiedades, cargar valores en propiedades Dinámicas, agregar Documentación), o la ejecución de tareas específicas como, efectuar Auditorias, agregar Información Contable, controlar a traves de las Métricas las correspondencias enviadas, entre otras. Para más información vea el siguiente apartado Botonera y Ficha Avanzado en eFactory ERP/CRM.

Ficha Avanzados Pantalla Listar - Opción Correspondencia
Descripción pantalla Registro

La pantalla Registro nos permitirá cargar, definir y administrar las correspondencias. En ella encontraremos los campos que a continuación se describen:

Pantalla Registro - Opción Correspondencia
  • Documento: Indica el código de identificación único de la correspondencia. Se puede llenar manualmente para darle un código personalizado, o se puede dejar en blanco para que el sistema le genere un código automáticamente.
  • Estatus: Determina si la actividad estará pendiente, confirmada o anulada.
  • Cliente: Indica el cliente o empresa a la que se enviará la correspondencia. Puede ubicar el cliente utilizando el ícono para abrir ventana que le permitirá buscar al cleinte mediante su nombre, código ó por el Identificador Tributario (RIF), solo debe escribir alguno de estos y presionar el botón Buscar para luego seleccionarlo haciendo clic en la casilla ubicada a la izquierda del cliente.
  • Contacto: Indica el contacto del cliente o empresa a la que se le enviará la correspondencia.
  • Responsable: Indica la persona que está enviando la correspondencia.
  • Transporte: Indica el medio mediante el cual se enviará la correspondencia.
  • Proveedor: Indica la empresa contratada para el envío de la correspondencia.
  • Tipo: Lista desplegable que indica el tipo de correspondencia.
  • Etapa: Lista desplegable que indica el estado actual de la correspondencia.
  • Guía: Indica el número de guía provisto por el proveedor del servicio de transporte para la identificación de la correspondencia.
  • Fecha de Listado: Indica la fecha en la cual se crea la correspondencia.
  • Fecha de Envío: Indica la fecha en la cual se entrega la correspondencia al proveedor del servicio de envío.
  • Fecha de Recepción: Indica la fecha en la cual la correspondencia llega al cliente y es recibida.
  • Fecha de Devolución: Indica la fecha en la cual la correspondencia es devuelta al remitente, si se diera el caso.
  • Motivo de Devolución: Lista desplegable que indica el motivo de la devolución, si se diera el caso.
  • Peso: En caso de ser un paquete, indica el peso del mismo.
  • Comentario: Permite la descripción en detalle de la correspondencia.
  • Requisitos: Casillas que indican los requisitos que tiene la correspondencia.
Métricas de la Opción Correspondencia

En la opción de Correspondencia se pueden encontrar métricas que permiten ver graficamente el comportamiento del envío de correspondencias; las mismas pueden ser ubicadas en la ficha Avanzado haciendo clic en Métricas. Un ejemplo de estas métricas es la métrica Análisis mensual de Correspondencias:

Pantalla Registro - Opción Casos
Análisis Mensual de Correspondencias indica el número de correspondencias creadas agrupadas por mes.