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Opciones del módulo de Nómina

Te describimos todas las opciones del módulo de Nómina de eFactory ERP/CRM

eFactory Nómina es una solución de control de nómina de personal para el cloud computing, puede generar en pocos minutos nóminas de altos volúmenes de trabajadores (+500) con solo disponer de un navegador web y una conexión a internet.
Esta herramienta se despliega en la nube (Windows Azure o Amazon) o en servidores VPS de datacenter privados permitiendo un rápido despliegue del control de los procesos de nómina y RRHH en diferentes sucursales u oficinas sin importar la distancia geográfica.
Las opciones del módulo de Nómina se encuentran de lado izquierdo de la pantalla principal, permitiendo filtrar o seleccionar la operación que el usuario desee realizar.
Las opciones están agrupadas en 3 secciones:

Secciones del Módulo Nómina
Secciones del Módulo Nómina

A continuación se describirá cada una de las opciones pertenecientes a las secciónes de Operaciones y Actualizaciones y se mostrarán los reportes disponibles para cada opción.

Operaciones


Sección Operaciones
Sección Operaciones

Work Place:

Esta opción te permite administrar de forma visual trabajadores que estén cargados en el sistema. La opción muestra en vista de fichas y en vista de resumen los registros actuales, aquí podrás ejecutar las siguientes acciones:

Work Place
Work Place

Nóminas:

Esta opción permite la generación de cualquier contrato parametrizado previamente.
Los contratos que puede generar por esta opción son: Para que un trabajador pueda ser generado en una nómina se verifican las siguientes condiciones: Para la generación de la nómina sólo debes seleccionar el contrato, indicar el rango de fechas, Ingresar el código de la sucursal o departamento a generarle la nómina, si se va a generar un solo trabajador se debe ingresar el código del mismo en ambos controles y luego presionas aceptar para completar el proceso. Luego debes verificar la información en la opción recibos de nómina y si todo esta correcto procede a confirmar la nómina en la opción de avanzado de la pantalla nóminas.
Los formatos de impresión disponibles para esta opción son:

Formulario Nóminas
Formulario Nóminas

Reportes de Nóminas

Esta opción tiene disponible los siguientes formatos de reporte:

Recibos de Nóminas:

En esta opción es posible crear los recibos de pago manualmente o verificar lor recibos que fueron creados por medio de la generación de la nómina. Los campos necesarios para la creación manual de un recibo de pago son: contrato, trabajador, y los renglones donde se agregarán los conceptos de pago, deducción o retención.
Debes tener en cuenta lo siguiente: Los formatos de impresión disponibles para esta opción son:

Formulario Recibos de Nómina
Formulario Recibos de Nómina

Reportes de Recibos de Nómina

Esta opción tiene disponibles los siguientes formatos de reporte:

Vacaciones:

Las vacaciones indican inicio y fin del periodo de descanso de un empleado. Estas son consideradas en los contratos de sueldos y salarios, ya que los días de vacaciones no entran entre los días de sueldo regular.
A la hora de la generación de la nómina, el contrato para las vacaciones '91' (Precargado en el sistema) sólo se aplicará a los trabajadores que tengan un documento de vacaciones creado para el periodo a generar.
Mediante esta opción puedes crear los documentos de vacaciones de los empleados de manera muy sencilla, sólo hay que indicar el código y nombre del trabajador, el periodo de vacaciones (Fecha de inicio y fin) y el motivo, y procede a guardar los cambios. Luego debes confirmar el documento y generar el recibo de nómina.
El único formato de impresión disponible para esta opción es:

Formulario Vacaciones
Formulario Vacaciones

Reportes de Vacaciones

Esta opción tiene disponibles los siguientes formatos:

Listado de reportes de la opción: Vacaciones
Listado de reportes de la opción: Vacaciones

Préstamos:

Como su nombre lo indica, representan un préstamo realizado al trabajador, el cuál será pagado por el mismo mediante dos o más cuotas. En este documento se indica la fecha en que se asignará el monto del préstamo al trabajador, y las fechas y montos de las cuotas. Los contratos de sueldos y salarios harán la asignación del monto del préstamo al generar la nómina de la fecha indicada, y harán las deducciones de las cuotas en las nóminas siguientes cuando coincidan con las fechas de las mismas; cuando cada cuota sea deducida en el contrato correspondiente se marcará la misma como pagada, reduciendo el saldo pendiente por pagar.
Los formatos de impresión disponibles para esta opción son:

Formulario Préstamos
Formulario Préstamos

Reportes de Préstamos

Esta opción tiene disponibles los siguientes formatos de reporte:

Reposos:

Mediante esta opción, es posible cargar el documento de reposo en el sistema, con la finalidad de tener registradas las faltas por enfermedad o cualquier otro motivo del trabajador, para realizar los ajustes que se efectúan a la hora de la generación de la nómina cuando el reposo no es remunerado o justificado y esto implique el cálculo de una deducción en el sueldo a pagar. Para cargar un reposo en el sistema los campos más importantes a completar son: Luego debes confirmar el reposo en la pestaña Avanzado en la pantalla Reposos.
El único formato de impresión disponible para esta opción es:

Formulario Reposos
Formulario Reposos

Reportes de Reposos

Esta opción tiene disponibles los siguientes formatos:

Permisos:

Al igual que con los reposos, esta opción representa la ausencia del trabajador por uno o más días, e indica las condiciones que dieron lugar a la ausencia. Este es usado en los contratos de sueldos y salarios cuando la ausencia no es remunerada o justificada, y esto implique una deducción en el sueldo a pagar.
Los formatos de impresión disponibles para esta opción son:

Formulario Permisos
Formulario Permisos

Reportes de Permisos

Esta opción tiene disponibles los siguientes formatos:

Liquidaciones

Cuando un trabajador termina su relación laboral con la empresa, ya sea por despido, renuncia o finalización de contrato, se registra un documento de Liquidación. Este indica la fecha en que la liquidación se hará efectiva, y es usada por los contratos de sueldos y salarios para limitar los pagos hasta esa fecha. Adicionalmente, este documento es usado por el contrato "92 - Liquidaciones" para indicar la fecha de corte para el cálculo del monto de liquidación; en este último contrato, el Tipo y el Motivo de la liquidación pueden afectar el monto final de la misma.
El único formato de impresión disponible para esta opción es:

Formulario Liquidaciones
Formulario Liquidaciones

Reportes de Liquidaciones

Esta opción tiene disponibles los siguientes formatos:

Variaciones por trabajador

En esta opción es posible editar los campos de un trabajador en específico de manera rápida, estos valores se usan en los cálculos de los contratos, para realizar los cambios sólo tienes que seleccionar el trabajador y si deseas, adicionar otro filtro, luego podrás editar los campos que desees (numéricos, lógicos, carácter, fecha, memo).
Esta operación también es posible realizarla en la opción 'Trabajadores' de la sección 'Actualizaciones', para esto debes buscar un trabajador en específico e ir a la pestaña avanzados y presionar el botón campos.

Formulario Variaciones por trabajador
Formulario Variaciones por trabajador

Variaciones por Campo

Al igual que las variaciones por trabajador en esta opción es posible realizar cambios por campo, para esto debes seleccionar el campo que deseas editar, también puedes filtrar a los trabajadores por contrato, departamento, cargo o turno y se mostrará una lista de todos los empleados asociados a los filtros que escogiste, donde podrás editar solamente el campo seleccionado.

Los campos se usan para registrar valores que se usarán en los cálculos de los contratos. De esta forma, es posible modificar los valores generados por las fórmulas de los diferentes conceptos, sin tener que modificar los conceptos directamente: las fórmulas de cálculo de éstos tomarán los valores de cada trabajador de los campos correspondientes.
Los campos marcados como uso Ocasional almacenan valores que se asignan una vez al trabajador y que mantendrán el mismo valor hasta que sean cambiados de nuevo manualmente. Por ejemplo, el sueldo del trabajador, el porcentaje de sueldo que irá al fondo de ahorros, el porcentaje de unidad tributaria a aplicar como bono de alimentación, etc.
Los campos marcados como de uso Frecuente son aquellos cuyo valor se asignará cada vez que se emita un contrato al trabajador, y que se borrarán cuando la nómina correspondiente sea confirmada. Ejemplos de estos campos son las Horas Extra trabajadas en el mes, Adelanto de Prestaciones, otras Asignaciones de Carácter Salarial, etc. Estos valores deben ser revisados antes de generar cada nómina, para asegurar que se hagan todos los cálculos que le correspondan al trabajador.

Formulario Variaciones por campo
Formulario Variaciones por campo

Novedades

Mediante esta opción se realizarán los registros de las novedades de los empleados activos de la empresa por concepto de incapacidad, vacaciones, préstamos, premisos, entre otros. Los campos más importantes para cargar un documento de novedad son : Luego de completar el formulario debes confirmarlo, esto lo haces en la pestaña de 'Avanzado' presionando el botón 'Confirmar'.
El único formato de impresión disponible para esta opción es:

Formulario Novedades
Formulario Novedades

Cronogramas

Mediante esta opción es posible crear y cargar cronogramas de actividades de nómina, esto se hace con la finalidad de mantener un control a la hora de realizar los pagos o cualquier otra actividad. Para crear un cronograma sólo se deben cargar los siguientes datos: Esos son los datos básicos a completar, pero si deseas puedes agregar otros filtros para seleccionar el personal que tenga ciertas características en común, dentro de estos filtros tenemos: Luego de crear el cronograma se deben cargar las actividades del mismo, esto se hace en la pestaña 'Avanzado' presionando la opción 'Detalle de actividades', donde te aparecerá un cuadro con los días del mes de acuerdo con el calendario que hayas seleccionado, allí podrás cargar todas las actividades que desees. El único formato de impresión disponible para esta opción es:

Formulario Cronograma
Formulario Cronograma
Formulario Cronograma - Carga de actividades
Carga de actividades

Actualizaciones


Actualizaciones
Actualizaciones

Trabajadores

Esta opción permite definir los diferentes trabajadores, empleados u obreros que conforman la plantilla de empleados que tiene la empresa. Aquí se caracterizan todos los atributos como: Documentación, idiomas, estudios realizados, experiencias, cursos ejecutados, actividades extras, cuentas bancarias, vehículos, familiares, dependientes, cambios de sucursales y asignación de valores en los campos de la nómina.
Para realizar el registro básico de un trabajador sólo debes completar el formulario con lo siguiente: datos personales, datos laborales, información de contacto, información de la cuenta de pago, información para la orden de pago, datos adicionales y acceso web. Si deseas completar los demás atributos que fueron mencionados sólo debes ir a la pestaña de 'Avanzado' y completar los datos.
Debes saber que el trabajador debe tener un estatus "Activo" para que puedas generar recibos de pago.
Recuerde también asignar un sueldo mensual a los trabajadores después de crearlos para que puedan crearseles recibos de pago en las generaciones de las diferentes nóminas.
Los formatos de impresión disponibles para esta opción son:

Formulario Trabajadores
Formulario Trabajadores

Reportes de Trabajadores

Esta opción tiene disponibles los siguientes reportes:

Campos de Nómina

Esta opción permite crear los campos variables de los trabajadores donde se almacenarán los valores de las variaciones de la nómina, ejemplo: horas extras diurnas, Horas extras nocturnas, bonos de producción, sueldo mensual, acumulados iniciales de prestaciones sociales, acumulados iniciales de intereses de prestaciones, entre otros. Estos datos serán usados en los cálculos de los conceptos del contrato a generar.
Dentro de los tipos de campos que puedes crear tenemos: Carácter, Numérico, Lógico, Fecha, Memo. También puedes decidir el uso del campo entre: Ocasional, Frecuente y No editable.
Los campos de uso Ocasional guardan valores que se asignan una sola vez al trabajador y que mantendrán el mismo valor hasta que sean cambiados de nuevo manualmente.
Los campos de uso Frecuente son aquellos cuyo valor se asignará cada vez que se emita un contrato al trabajador, y se borrarán cuando la nómina correspondiente sea confirmada.

Campos de Nómina
Campos de nómina

Contratos

Los contratos representan las agrupaciones de conceptos que permiten el pago de las diferentes obligaciones de la empresa para con los trabajadores.
Los contratos están conformados por grupos de conceptos y estos a su vez por conceptos.
Para cargar un contrato en el sistema sólo debes ingresar los siguientes datos: Luego de cargar el contrato puedes asignar los conceptos asociados al mismo en la pestaña de 'Avanzado' presionando grupos de conceptos.

Contratos
Contratos

Grupos de Conceptos

En esta opción se definen los principales componentes de los contratos, permiten agrupar funcionalmente los conceptos según el contrato que se ejecutará.
Para crear un grupo de conceptos sólo debes ingresar un código y un nombre para el grupo, posteriormente podrás asignarle conceptos mediante la pestaña 'Avanzado' presionando el botón 'Conceptos', cabe destacar que para realizar esta asignación deben existir conceptos creados en el sistema.

Grupos de Conceptos
Grupos de Conceptos

Conceptos

Los conceptos de nómina son los encargados de calcular los diferentes valores que se pagarán o deducirán a los trabajadores en los recibos de pago.
Esta opción permite configurar de acuerdo a los parámetros requeridos por la empresa, los diferentes conceptos que conforman un contrato, el resultado generado por un concepto de nómina se creará como un renglón en los recibos de pago cuando se genere la nómina.
El sistema de nómina de eFactory trae precargado los conceptos de la mayoría de contratos que necesita una empresa (Nóminas quincenales, liquidaciones, vacaciones, utilidades, etc.) pero estos pueden ser modificados o ajustados de acuerdo a las realidades existentes en cada zona o país donde este funcionando la empresa.
Los conceptos pueden ser exportados en archivos XML e importados en otras empresas. Para cargar un concepto en el sistema debes cargar un código, nombre, tipo, clase, clase de concepto, concepto de ingreso/egreso (sólo si el tipo es asignación , deducción o retención), además debes completar otras secciones: Usado en, programación LIF, Información referencial.

Conceptos
Conceptos

Reportes de conceptos

Esta opción tiene disponibles los siguientes reportes:

Listado de reportes de la opción: Conceptos
Listado de reportes de la opción: Conceptos

Clases de Conceptos

Esta opción permite agrupar los conceptos para cualquier segmentación que sea necesaria ejecutar ya sea en montos acumulados como en cualquier reporte o formato que sea necesario para la empresa.
Para crear una clase sólo basta con ingresar el código y el nombre de la misma.

Clases de Conceptos
Clases de Conceptos

Funciones de Nómina

En esta opción se define mediante lenguaje interpretado factory o LIF las diferentes funciones internas que se necesiten en la nómina, ejemplo: Obtener la fecha de la última liquidación de un trabajador, obtener los meses transcurridos entre 2 fechas, obtener los sábados transcurridos entre 2 fechas, etc.

Funciones de Nómina
Funciones de Nómina

Constantes Locales

Esta opción permite definir valores globales que son fijos o tienen pocas modificaciones a través del tiempo, ejemplo: porcentaje de retención global de impuesto sobre la renta, % de aportes patronales, fechas topes globales.

Constantes Locales
Constantes Locales

Calendarios

Los calendarios permiten definir por contrato o departamento los días feriados, no laborables o los diferentes turnos de trabajo que existan en la empresa. Para crear un calendario debes ingresar un código y un nombre, seguidamente guarda los cambios y procede a definir los días del calendario en la pestaña de 'Avanzado' presionando la opción 'Definir días' donde se abrirá una ventana mostrando los días del mes actual, allí podrás definir como se mencionó anteriormente los días feriados, no laborables y los turnos de trabajo.

Constantes Locales
Calendarios

Bancos

En esta opción podrá definir los nombres de los diferentes bancos con los cuales se ejecutarán los pagos o transferencias de las nóminas generadas.
Los registros de bancos son compartidos con los módulos de tesorería y ventas del sistema administrativo. Para cargar un banco en el sistema sólo basta con completar los siguientes datos:

Constantes Locales
Bancos

Monedas

En esta opción define las diferentes monedas con las cuales se ejecutarán los pagos de la nómina, esta tabla posee los mismos registros creados por el módulo de ventas. Para cargar un tipo de moneda al sistema sólo debes introducir un código y nombre y guardar los cambios, también podrás editar propiedades como: Cambios de la Moneda y Propiedad de Moneda esto se hace en la opción 'Propiedades' de la pestaña de 'Avanzado'.

Monedas
Monedas

Tasas Cambiarias

La tasa o tipo de cambio entre dos divisas es relación de proporción que existe entre el valor de una y la otra. Dicha tasa es un indicador que expresa cuántas unidades de una divisa se necesitan para obtener una unidad de la otra. En esta opción puedes definir los diferentes cambios o tasas cambiarías de las monedas. Para crear una nueva tasa de cambio sólo tienes que completar los siguientes datos y guardar los cambios: Cabe destacar que para cargar una nueva tasa cambiaria debes tener una moneda creada.

Tasas Cambiarias
Tasas Cambiarias

Tipos de Préstamos

En esta opción podrás segmentar los tipos de préstamos, estos registros serán asignados en el formulario de 'Préstamos' y servirá para clasificar los diversos tipos de préstamos que otorgue la empresa a sus empleados.

Tipos de Préstamos
Tipos de Préstamos

Ubicaciones

Por medio de esta opción es posible cargar las ubicaciones de los empleados. Se refiere a la localización del lugar de trabajo o sucursal donde el empleado labora, no debe confundirse con el departamento.

Ubicaciones
Ubicaciones

Reportes

Reportes
Reportes

Como se puede apreciar en la imagen las opciones de este módulo que tienen disponibles reportes son las siguientes:

Cada una de estas opciones tiene una lista de reportes asociados, como se vió en la descripción de cada sección, sin embargo aún falta por listar las opciones que se muestran a continuación:

Legales y bancarios

Esta opción tiene disponibles los siguientes formatos:

Tablas de Nómina

Esta opción tiene disponibles los siguientes formatos:

Listado de reportes de la opción: Tablas de nómina
Listado de reportes de la opción: Tablas de nómina