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¿Cómo utilizar la opción Viáticos en eFactory Nómina?

Te explicamos cómo utilizar paso a paso la opción Viáticos en eFactory Nómina.

Esta funcionalidad permite crear, controlar y eliminar los viáticos de los trabajadores pertenecientes a su empresa que ameriten utilizar viáticos.

Creación de Viáticos

Los viáticos pueden ser creados mediante los siguientes pasos:

1
Acceder a la opción Tipos de Viáticos
Debe ingresar en eFactory Nómina, luego al módulo de Compensaciones, sección Actualizaciones y ubicar la opción Tipos de Viáticos, en la cual aparecerá una ventana de la opción Tipos de Viáticos, si desea agregar un nuevo tipo de viático debe hacer clic en el icono , lo cual le permitirá llenar los campos del formulario.

Ingresando a eFactory Nómina
Ingresando a la Opción Tipos de Viáticos

2
Formulario de la Opción Tipos de Viáticos
El formulario de la Opción Tipos de Viáticos se divide en los siguientes campos:
  • Código: Indica el código que desea colocar al tipo de viático, el cual debe ser sencillo de asociar con el tipo de viáticos.
  • Nomre: Indica el nombre del tipo de viático a registrar.
  • Estatus: Lista desplegable que permite activar, suspender o inactivar el tipo de viático registrado.
  • Comentario: Permite colocar un comentario adicional sobre el tipo de viático o una breve descripción del viático creado.
Luego de haber completado el formulario debe hacer clic en el botón Aceptar para confirmar el tipo de viático creado.

Formulario de Tipos de Viáticos

3
Acceder la Opción Viáticos
Debe ingresar en eFactory Nómina, luego al módulo de Compensaciones, sección Operaciones y ubicar la opción Viáticos, en la cual aparecerá el formulario de la opción Tipos de Viáticos, si desea agregar un nuevo registro de Viáticos debe hacer clic en el icono , lo cual le permitirá llenar los diferentes campos del formulario.

Ingresando a la Opción Viáticos

4
Formulario de la Opción Viáticos
El formulario de la Opción Viáticos se divide en las siguientes secciones:
  • Datos Generales
  • Gastos Estimados
  • Clientes
  • Adelantos
  • Reintegros o Reposiciones del Trabajador
  • Relación de Gastos
  • Resumen
Formulario de la Opción de Viáticos

Sección Datos Generales
La sección de Datos Generales se divide en los siguientes campos:

  • Documento: Indica el número de documento único generado por el sistema, al crear el documento si se deja vacio el sistema lo asigna.
  • Fecha: Indica la fecha de registro inicial del viatico.
  • Estatus: Estatus de la transacción para Finanzas (Pendiente, confirmado, procesado o anulado). Al confirmarlo y procesar el documento de viáticos ya no podrá editar el estatus.
  • Control: Indica un valor númerico referencial para identificar el documento de viáticos.
  • Referencia: Indica un valor númerico referencial para localizar rápidamente el documento de viáticos.
  • Motivo: Clasificación del motivo del viático: Visita de ventas, curso, etc., definidas por los usuarios administradores.
  • Descripción: Breve descripción de la transacción.
  • Trabajador: Código y nombre del trabajador que ejecutará los viáticos.
  • Autorizado por: Código y nombre del supervisor o administrador que autoriza la operacion.
  • Ubicación: Segmentacion geográfica para ubicar la transacción, definida por los usuarios administradores
  • Desde: Fecha y hora estimada de la transacción.
  • Hasta: Fecha y hora de finalización de la transacción.
  • Responsable: Responsable administrativo de la transacción, puede ser quien gestiona los viáticos con los proveedores.

Sección Datos Generales

Sección Gastos Estimados
La sección de Gastos Estimados se divide en diferentes renglones, que contienen los siguientes campos:

  • Tipo: Indica el Tipo de Viático solicitado, estos son definidos por los administradores del sistema.
  • Referencia: Indica un valor númerico referencial para localizar rápidamente el renglón del gasto estimado.
  • Control: Indica un valor númerico referencial para identificar el renglón del gasto estimado.
  • Proveedor: Proveedor que ejecutará el servicio: hotel, agencia de viaje, restaurante, etc.
  • Cantidad: Cantidad estimada del viático.
  • Monto: Monto unitario del viático.
  • Total: Monto total del viático.
  • Estatus: Lista desplegable del Estatus del renglón.
  • Desde: Fecha de Inicio del gasto.
  • Hasta: Fecha de Fin del gasto.
  • Hora Inicio: Hora estimado de Inicio del gasto.
  • Hora Fin: Hora estimado de Culminación del gasto.
  • País: País donde se realizará el gasto registrado.
  • Ciudad: Ciudad donde se realizará el gasto registrado.
  • Destino: Dirección o Referencia donde se realizará el gasto registrado.
  • Transporte: Código del transporte o taxista que ejecutará el viaje, si amerita movilizarse.
  • Proyecto: Código del proyecto asociado al gasto registrado.
  • Comentarios: Comentarios asociados al gasto registrado.
Esta sección permite agregar varios gastos utilizando el ícono , de igual modo se puede eliminar los gastos que desee, seleccionando la casilla ubicada a la izquierda del número de renglón y posteriormente utilizando el ícono . Por otro lado, está sección posee el ícono , que permite actualizar los renglones existentes en la sección.

Sección Gastos Estimados

Sección Clientes
La sección de Clientes se divide en diferentes renglones, que contienen los siguientes campos:

  • Cliente: Indica el Cliente motivo de los viáticos registrado.
  • Fecha: Indica la fecha de visita al cliente.
  • Referencia: Indica un valor númerico referencial para identificar el renglón de los gastos asociados al cliente.
  • Actividad: Breve descripción del motivo de visita al cliente.
  • Monto: Cantidad estimada de los gastos asociados al cliente.
Esta sección permite agregar varios clientes utilizando el ícono , de igual modo se puede eliminar los clientes que desee, seleccionando la casilla ubicada a la izquierda del número de renglón y posteriormente utilizando el ícono . Por otro lado, está sección posee el ícono , que permite actualizar los renglones existentes en la sección.

Sección Clientes

Sección Adelantos
La sección de Adelantos se divide en diferentes renglones, que contienen los siguientes campos:

  • Tipo: Indica si el adelanto es una orden de pago o un pago realizado.
  • Documento: Indica el número de documento asociado al adelanto realizado al trabajador.
  • Fecha: Fecha en la cual se realizó el adelanto al trabajador.
  • Monto: Monto del adelanto dado al trabajador.
  • Moneda: Moneda en la cual se dió el adelanto al trabajador..
  • Tasa: Tasa cambiaria con respecto a la moneda nacional.
  • Referencia: Indica un valor númerico referencial para identificar el renglón del adelanto asociado a los viáticos.
  • Control: Indica un valor númerico referencial para identificar el renglón del adelanto asociado a los viáticos.
  • Comentario: Comentarios asociados al adelanto registrado.
Esta sección permite agregar varios adelantos utilizando el ícono , de igual modo se puede eliminar los adelantos que desee, seleccionando la casilla ubicada a la izquierda del número de renglón y posteriormente utilizando el ícono . Por otro lado, está sección posee el ícono , que permite actualizar los renglones existentes en la sección.

Sección Adelantos

Sección Reintegros o Reposiciones del Trabajador
La sección de Reintegros o Reposiciones del Trabajador se divide en diferentes renglones, que contienen los siguientes campos:

  • Fecha: Fecha en la cual se realizó el reintegro al trabajador.
  • Tipo: Indica el modo de pago del reintegro. Puede ser en efectivo, cheque, transferencia o depósito
  • Referencia: Indica un valor númerico referencial para identificar el renglón del reintegrado registrado.
  • Monto: Monto del reintegro realizado al trabajador.
  • Comentario: Comentarios asociados al reintegro registrado.
  • Tipo de Destino: Indica que tipo de movimiento es el reintegro, puede ser un movimiento de cuenta o un movimiento de caja.
  • Documento Destino: Indica el número de documento destinado al reintegro realizado al trabajador.
Esta sección permite agregar varios reintegros utilizando el ícono , de igual modo se puede eliminar los reintegros que desee, seleccionando la casilla ubicada a la izquierda del número de renglón y posteriormente utilizando el ícono . Por otro lado, está sección posee el ícono , que permite actualizar los renglones existentes en la sección.

Sección Reintegros o Reposiciones del Trabajador

Sección Relación de Gastos (Liquidación)
La sección de Relación de Gastos se divide en diferentes renglones, que contienen los siguientes campos:

  • Fecha: Fecha de realización del gasto registrado.
  • Tipo: Indica el tipo de viático asociado al gasto.
  • Descripción: Breve descripcion del gasto registrado.
  • Proveedor: Proveedor que ejecutará el servicio: hotel, agencia de viaje, restaurante, etc.
  • Monto: Cantidad del viático registrado.
  • Estatus: Estatus del viático registrado.
  • Artículo: Artículo comprado con el viático registrado.
  • Concepto: Concepto del viático registrado.
  • Cantidad: Cantidad de artículos comprados con el viático registrado.
  • Comentario: Comentarios asociados al viático registrado..
  • Transportes: Código del transporte o taxista que ejecutará el viaje, si el viático es una movilización.
  • Foto: Abrirá una ventana con la foto del tipo de viático registrado.
  • Imagen: Permite insertar una imagen del recibo del gasto.
  • Equipo: Muestra el código asociado con el equipo del cual se esta registrando los gastos.
Esta sección permite agregar varias liquidaciones utilizando el ícono , de igual modo se puede eliminar las liquidaciones que desee, seleccionando la casilla ubicada a la izquierda del número de renglón y posteriormente utilizando el ícono . Por otro lado, está sección posee el ícono , que permite actualizar los renglones existentes en la sección.

Sección Relación de Gastos (Liquidación)

Sección Resumen
La sección de Resumen se divide en los siguientes campos:

  • Comentario: Comentarios adicionales sobre los viáticos registrados.
  • Total Solicitado: Monto total de los gastos estimados por el trabajador para los viáticos.
  • Total Adelantado: Monto total de los adelantos efectuados al trabajador para los viáticos.
  • Total Reintegrado: Monto total de los reintegros efectuados al trabajador por los viáticos.
  • Total Liquidado: Monto total de los gastos efectuados por el trabajador para los viáticos.
  • Saldo: Diferencia entre la suma de los totales adelantados y reintegrados al trabajador y el total liquidado por el trabajador. Indica si se ha cancelado completamente los viáticos o la empresa le debe al trabajador.

Sección Resumen

5
Confirmación o Anulación de los Viáticos registrados
Luego de llenar las diferentes secciones del formulario de Viáticos se hace clic en el botón Aceptar para confirmar los datos suministrados.

Por otro lado, si el documento de viáticos fue creado anteriormente, debe utilizar el icono , para abrir una ventana de búsqueda que mediante la utilización de los distintos filtros o escribiendo el código del documento puede ubicar el documento de viáticos y seleccionarlo haciendo clic en la casilla ubicada al lado izquierdo del documento y posteriormente presionando Aceptar.

La confirmación o anulación del documento de viáticos se realiza en la ficha Avanzado y presionando Confirmar o Anular dependiendo del caso, lo cual generará una ventana emergente sobre si desea confirmar o anular los viáticos registrados.

Ficha Avanzado Confirmar o Anular Documentos de Viáticos
Mensaje informativo documento confirmado

6
Procesar o Reversar los Viáticos registrados
Luego de haber confirmado los viáticos registrados debe procesar o reversar el documento, esto se realiza en la ficha Avanzado y presionando Procesar o Reversar dependiendo del caso, lo cual generará una ventana emergente sobre si desea procesar o reversar los viáticos registrados.

Por otro lado, si el documento de viáticos fue confirmado anteriormente, debe utilizar el icono , para abrir una ventana de búsqueda que mediante la utilización de los distintos filtros o escribiendo el código del documento puede ubicar el documento de viáticos y seleccionarlo haciendo clic en la casilla ubicada al lado izquierdo del documento y posteriormente presionando Aceptar.

Ficha Avanzado Procesar o Reversar Documentos de Viáticos
Mensaje informativo documento procesado