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Aprende a crear un trabajador

Te explicamos cómo crear un trabajador en eFactory Nómina

Cuando un nuevo trabajador ingresa a la empresa es necesario cargarlo en el formulario de Trabajadores, que se encuentra en el Módulo de Nómina.
Para esto sólo debes acceder con tus datos (nombre de usuario y contraseña), seguidamente escoge el sistema con el que trabajarás, en este caso será el Sistema de Nómina.
Al entrar al sistema debes seleccionar del menú desplegable el módulo Nómina, seguidamente en la pestaña de Actualizaciones debes elegir la opción Trabajadores.

Ingresando al Sistema Nómina
Ingresando al sistema Nómina
Ingresando al formulario Trabajadores
Ingresando al formulario "Trabajadores"

Al seleccionar esa opción aparecerá una pantalla en donde podrás agregar, buscar, editar, eliminar e imprimir la ficha de un trabajador.
Como en este caso nos interesa la creación de un nuevo empleado en la empresa, existen dos formas de realizar el nuevo registro:

  1. Haciendo clic en el botón Agregar, donde se abrirá un formulario en blanco para llenarlo desde cero.
  2. Si ya existen registros creados puedes crear uno nuevo a partir de uno existente haciendo clic en la pestaña Avanzado y seleccionando la opción Duplicar.

1- Agregando un nuevo registro
1- Agregando un nuevo registro
2- Creando un trabajador a partir de otro registro
2- Creando un trabajador a partir de otro registro

Al realizar el paso anterior se abrirá un formulario compuesto de 7 secciones:

  1. Datos Personales
  2. Datos Laborales
  3. Información de contacto
  4. Información de la cuenta de pago
  5. Información para la orden de pago
  6. Adicionales
  7. Acceso Web

1

Datos Personales

Esta sección comprende los siguientes campos:
  • Código: Por lo general se usa el número de cédula o identificación personal del trabajador, también se puede usar un consecutivo (0001, 0002, 0003).
  • Estatus
  • Nombre
  • Identificación personal
  • Identificación fiscal
  • Sexo
  • Fecha de Nacimiento
  • Lugar de Nacimiento
  • Idioma
  • Nacionalidad
  • Estado civil
  • Grado de instrucción
  • Dirección
  • Comentario
El Nombre y la Cédula de Identidad (o número de documento de identificación primario según el país), son datos importantes ya que estos son necesarios para la identificación del trabajador en los recibos de nómina y otros documentos que se emitirán a su nombre. La fecha de nacimiento y el sexo, son necesarios para algunos cálculos en conceptos de nómina, como el cálculo de la fecha de jubilación. El estado civil, para la aplicación de fórmulas o montos que se vean afectados por esto.

Datos Personales
Datos Personales

2

Datos Laborales

Esta sección posee los siguientes campos:
  • Departamento
  • Cargo
  • Turno
  • Contrato: Es el que define la frecuencia con la cual el trabajador recibe su sueldo, y cuales conceptos de nómina se aplicarán en la generación del recibo.
  • Ingreso: Esta es la base para los cálculos que tienen que ver con la antigüedad del trabajador, como por ejemplo los días adicionales de vacaciones, bono vacacional, liquidación, etc.
  • Salida: Sólo se coloca en esta pantalla de forma referencial, ya que la salida del trabajador sólo se da cuando se registra un Documento de Liquidación asociado al trabajador.
  • Cálculo de sueldo:
    • Mensual
    • Diario
    • Hora
    • Unidad
  • Origen

Datos Laborales
Datos Laborales

3

Información de contacto

podrás agregar información básica de contacto del nuevo trabajador. Esta sección comprende:
  • Teléfonos
  • Móvil
  • Fax
  • Correo
  • Página Web

Información de contacto
Información de contacto

4

Información de la cuenta de pago

Aquí agregarás el nombre del banco y el número de la cuenta que posea el trabajador en el mismo para efectuar el pago de sueldo.

Información de la cuenta de pago
Información de la cuenta de pago

5

Información para la orden de pago

Esta sección deberás llenar los datos correspondientes a la forma de pago de la empresa hacia el trabajador, estos no pueden quedar vacíos.
La sección posee los siguientes campos:
  • Beneficiario
  • Tipo de Pago
    • Efectivo
    • Cheque
    • Transferencia
  • Caja
  • Cuenta: se refiere a la cuenta de dónde se realizarán los pagos

Información para la orden de pago
Información para la orden de pago

6

Adicionales

Esta sección es para anexar algún dato adicional del trabajador, y posee los siguientes campos:
  • Concepto
  • Grupo
  • Nivel
  • Tipo
  • Prioridad
  • Clase
  • Ubicación: Este campo no puede quedar en blanco, de debe especificar la ubicación del trabajador.

Adicionales
Adicionales

7

Acceso Web

Esta sección comprende los siguientes campos:
  • Casilla Accesa In Hand Employee: esta casilla permite que el trabajador tenga acceso a la herramienta IHE
  • Clave Web: Clave con la que el trabajador podrá acceder a la herramienta IHE
  • Pregunta secreta
  • Respuesta secreta
  • Url 1,2,3

Acceso web
Acceso web

Luego de llenar los datos necesarios acerca del trabajador, puedes dar clic en el botón Aceptar para guardar el registro en el sistema.

Completar registro
Completar registro

Es posible generar un documento con los datos principales del trabajador, esto es posible haciendo clic en el botón Imprimir, ahí te aparecerá una ventana donde deberás seleccionar el formato de impresión, en este caso será "Ficha del Trabajador", puedes seleccionar cualquier otra opción pero en este caso trabajaremos con el formato ya mencionado.
Seguidamente debes dar clic en el botón Aceptar para generar el documento.

Imprimir: Ficha del trabajador
Imprimir: Ficha del trabajador
Ficha del trabajador
Ficha del trabajador

Además podrá generar reportes referentes a los trabajadores, esto lo puedes hacer en la sección de Reportes seleccionando la opción Trabajadores.
En el campo "Reporte" podrás seleccionar el documento que desees generar, luego ingresa los parámetros para filtrar el documento y presiona aceptar.
Esta opción posee varios reportes, en la imagen pueden apreciarse algunos de ellos.

Trabajadores - Reportes
Trabajadores - Reportes