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Opciones del módulo de Inventarios en eFactory Software ERP en la Nube

Te describimos todas las opciones del módulo de Inventarios de eFactory ERP/CRM

Las opciones del módulo de inventarios se encuentran de lado izquierdo de la pantalla principal, permitiendo filtrar o seleccionar la operación que el usuario desee realizar.
Las opciones están agrupadas en 3 secciones:

Secciones de Inventarios
Secciones de inventarios

En eFactory ERP disponemos de las siguientes opciones para controlar los inventarios:
Estas opciones son sólo del módulo de inventario, existen opciones que afectan los inventarios en los módulos de ventas, compras, producción y RMA.

A continuación se describirá cada una de las opciones pertenecientes a las secciónes de Operaciones y Actualizaciones y se mostrarán los reportes disponibles para este módulo.

Operaciones


Opciones de la sección Operaciones
Opciones de la sección Operaciones

Ajustes de Inventarios

    Este formulario permite ejecutar aumentos y disminuciones de las existencias por cada almacén clasificando con un tipo de ajuste cada renglón ingresado, el tipo de ajuste tiene la finalidad de indicar si es una salida o una entrada de mercancía a la vez que permite clasificar operativamente y contablemente la transacción.
Los tipos de ajustes pueden ser: Adicionalmente existen los ajustes de costos que como lo indica su nombre ajustan los costos último y promedio de los artículos sin necesidad de cargar en el sistema compras a proveedores.
Los ajustes de costos pueden ser: Contablemente el asiento que se ejecuta es del costo de ventas contra la cuenta contable de los inventarios, la asignación de esta información contable deberá determinarla el contador de la empresa, por lo general esta se asigna en los formularios de departamentos y en tipos de ajustes de inventarios.
En la opción de ajustes de inventarios se recomienda la impresión del formato de ajustes para ser firmado y sellado dejando constancia de la transacción.

Los formatos de impresión disponibles para esta opción son:

Ajustes de inventarios

Reportes de Ajustes de inventario


Esta opción tiene disponibles los siguientes reportes:

Traslados entre almacenes


Esta funcionalidad permite la transferencia de existencias de los artículos de un almacén a otro, se deben especificar los siguientes campos: Una vez ingresados los renglones del documento se confirma dando clic en el botón Aceptar de la botonera principal, el documento se creará con un estatus pendiente, para que el traslado de la mercancía se haga efectiva el documento se debe confirmar y luego procesar, para ejecutar estas acciones debe hacer clic en la pestaña Avanzado y dar clic en los respectivos botones.

Los formatos de impresión disponibles para esta opción son:

Traslados entre almacenes

Reportes de Traslados entre almacenes


Esta opción tiene disponibles los siguientes formatos de reporte:

Pantalla reportes: Traslados entre almacenes
Pantalla reportes: Traslados entre almacenes

Ajustes de Precios


Esta funcionalidad permite ejecutar los cambios de precios de los artículos a la vez que se lleva un registro histórico del comportamiento de los mismos.
Los ajustes de precios se pueden ejecutar con el asistente de ajustes de precios ubicado en la pestaña Avanzado, con este asistente se pueden seleccionar un grupo o lote de artículos con características similares.
Los ajustes de precios hacen efectivo el cambio en los artículos cuando se confirma el documento, para ejecutar esta acción vaya a la pestaña Avanzado de la ficha del formulario y seleccione Confirmar.

Los formatos de impresión disponibles para esta opción son:

Ajustes de precios

Reportes de Ajustes de precios


Esta opción tiene disponibles los siguientes formatos:

Pantalla reportes: Ajustes de precios
Pantalla reportes: Ajustes de precios

Cortes de inventarios (Cortes de inventarios físicos)


Esta funcionalidad permite indicarle al sistema las cantidades reales de las existencias de los artículos por cada almacén, el conteo debe ejecutarse al momento ya que el sistema no bloquea las existencias a una fecha determinada, los conteos físicos deben ser los valores reales que existen al momento del conteo. Cuando se ejecuta el conteo físico o corte de inventario el sistema muestra una existencia teórica manejada internamente por eFactory y pide ingresar una existencia real, cuando el corte de inventario es confirmado se generará un documento de ajuste de inventario con las diferencias de los artículos para llevar la cantidad teórica a la cantidad real.

Los formatos de impresión disponibles para esta opción son:

Cortes de Inventarios
Cortes de inventarios

Reportes de Cortes de inventario


Esta opción tiene disponibles los siguientes formatos:

Conteos de inventarios


Es una herramienta diseñada para generar cortes eficaces de inventario, a través de una interfaz única, que permite efectuar una evaluación cuantitativa de los materiales o artículos existentes en el almacén. Esta interfaz, permite evaluar la interacción de tres actores y sus valores dados, luego del conteo de artículos o materiales y toma los valores coincidentes para demarcar la cantidad real.

Conteos de Inventarios
Conteos de inventarios

Formas libres de inventarios


Este formulario es como una especie de plantilla, en donde podrás cargar varios artículos incluyendo el almacén, la cantidad, el precio y el tipo de impuesto y luego convertir el documento en un Ajuste de inventario, Ajuste de precio o traslado entre almacenes. Para realizar la conversión sólo debe ingresar a la pestaña de Avanzado y seleccionar la opción Convertir documento.

Los formatos de impresión disponibles para esta opción son:

Formas libres de inventarios
Formas libres de inventarios

Reportes de Formas libres de inventario


Esta opción tiene disponibles los siguientes formatos de reportes:

Pantalla reportes: Formas libres de inventario
Pantalla reportes: Formas libres de inventario

Control de formulaciones


En las empresas de producción, este formulario es de gran ayuda debido a que se encarga de generar un ajuste de inventario, sacando de los almacenes los artículos utilizados para la creación del nuevo producto y agregando la cantidad de nuevos artículos que se crearán.
Para esto debes cargar un artículo previamente formulado, seleccionar el almacén donde se encontrará y seleccionar el tipo de ajuste, además debes colocar la cantidad de artículos que se producirán al hacer esto se muestra la fórmula con los valores necesarios para la producción.

Control de Formulaciones
Control de Formulaciones

Reportes de Control de formulaciones


Esta opción tiene disponibles los siguientes formatos:

Pantalla reportes: Control de formulaciones
Pantalla reportes: control de formulaciones

Ajustar máximos y mínimos


Este formulario es como un asistente donde podrás realizar ajustes de máximos o mínimos de existencia en almacenes de un lote de artículos, estos máximos y mínimos se especifican cuando se está creando un nuevo artículo en el sistema.
Para realizar los ajustes se debe seleccionar el tipo de existencia (Máximo o mínimo) el departamento y la sección donde se encuentran los artículos, la marca de los mismos, tipo de ajuste (Aumentar o disminuir), la clase (Cantidad o porcentaje), la base del cálculo, y el valor que desees aumentar o disminuir, luego presionas el botón Calcular y ver resumen, y te aparecerá la lista de artículos correspondientes con las nuevas cantidades, debes verificar los cambios y dar clic en aceptar para generar el ajuste.

Ajustar Máximos y Mínimos
Ajustar Máximos y Mínimos

Actualizaciones


Opciones de la sección Actualizaciones
Opciones de la sección Actualizaciones

Artículos


Con esta herramienta es posible cargar nuevos artículos en tu empresa, ellos formarán parte de los inventarios y otras operaciones que realices en los módulos de compras y ventas dentro de eFactory. Los campos más importantes que debes llenar para la carga de un artículo en eFactory son : Con estos datos el sistema te permitirá crear el artículo, luego puedes agregar más información como la cantidad, precios unitarios, garantía, entre otros.

Los formatos de impresión disponibles para esta opción son los siguientes:

Reportes de Artículos


Esta opción tiene disponibles los siguientes formatos de reportes:

Fórmulas


Mediante esta herramienta podrás cargar las fórmulas para la creación de un nuevo producto o artículo, esto es conveniente para las empresas de producción, cabe destacar que para realizar la fórmula de un artículo, este debió haber sido cargado en el sistema previamente.
Para crear una fórmula sólo tienes que cargar el código del nuevo producto y cargar todos los artículos que son necesarios para la creación del mismo. Estas fórmulas son usadas para el control de formulaciones.

El único formato disponible para esta opción es:

Fórmulas
Fórmulas

Reportes de Fórmulas


Esta opción tiene disponible el siguiente formato de reporte:

Pantalla reportes: Fórmulas
Pantalla reportes: Fórmulas

Departamentos


Mediante este formulario puedes cargar los departamentos en los que se encuentra dividida tu empresa, esto es importante para la creación de las secciones que corresponden a cada departamento y para la creación de artículos en el sistema.
Los campos de mayor importancia para la creación de cada departamento en el sistema son: El único formato de impresión disponible para esta opción es el siguiente:

Departamentos
Departamentos

Secciones


En este formulario se pueden cargar las diversas secciones a las que pertenecerá un artículo determinado, además es importante que tengas creado algún departamento para poder asignar la nueva sección. Los campos más importantes que debes llenar para poder crear la nueva sección son: Las secciones son usadas para la creación de artículos sin este campo no es posible guardar los cambios en los mismos.

El único formato de impresión disponible para esta opción es:

Formulario Secciones
Formulario Secciones

Clases de artículos


Mediante esta opción es posible cargar la clase de un artículo, esto es importante para la clasificación del artículo y para la creación del mismo en el sistema.
Para crear una clase es importante completar los siguientes campos: El único formato de impresión disponible para esta opción es:

Formulario Clases de artículos
Formulario Clases de artículos

Tipos de artículos


De igual manera que con las clases, esta opción define como su nombre lo dice el tipo de artículo con el que se está trabajando, esto es importante a la hora de cargar nuevos artículos al sistema, para poder tener toda la información bien organizada, dentro de los campos que deben ser completados para la creación de un nuevo tipo de artículo, tenemos: El único formato de impresión disponible para esta opción es:

Formulario Tipos de artículos
Formulario Tipos de artículos

Unidades


Con esta herramienta se definen las unidades con las que se manejarán los artículos para fines de envío y almacenamiento, esta opción es necesaria para la creación de un nuevo artículo. Para completar el registro de una unidad en el sistema sólo basta con llenar el código y el nombre, también puedes completar otros datos pero básicamente con los mencionados anteriormente, basta para cargar la unidad.

El único formato de impresión disponible para esta opción es:

Formulario Unidades
Formulario Unidades

Almacenes


Este formulario permite la creación de los almacenes donde estarán ubicados los artículos, Para crear un almacén es necesario llenar 3 campos: Código, Nombre y Sucursal. Puedes completar otros datos como : Ubicación, encargado, prioridad, además podrás seleccionar los módulos en los que quieras utilizar el almacén creado.

El único formato de impresión disponible para esta opción es:

Formulario Almacenes
Formulario Almacenes

Ubicaciones de artículos


Se refiere a dónde esta ubicado normalmente el artículo, no se debe confundir con los almacenes, el formulario es muy sencillo sólo posee los campos: que son los datos que debes completar para la creación de la ubicación de un artículo.

El único formato de impresión disponible para esta opción es:

Formulario Ubicaciones de artículos
Formulario Ubicaciones de arículos

Tipos de ajustes


Se refiere a algún ajuste extra con respecto a los artículos o almacenes, inventarios, o algún otro ajuste referente.
Para cargar un nuevo ajuste sólo debes completar los siguientes campos: El único formato de impresión disponible para esta opción es:

Formulario Tipos de ajustes
Formulario Tipos de ajustes

Segmentos


Se refiere a los grupos en los que clasificamos o dividimos a los artículos. Para crear un segmento sólo tienes que completar los campos código y nombre. Para definir a qué segmento pertenece un artículo sólo debes ir a la sección Artículos y seleccionar el artículo que desees luego vas a la pestaña de avanzado y seleccionas la opción 'Comercial' allí se abre una nueva pantalla donde podrás colocar el segmento al que pertenece el artículo que seleccionaste.

El único formato de impresión disponible para esta opción es:

Formulario Segmentos
Formulario Segmentos

Reportes


Reportes
Reportes

Como se puede apreciar en la imagen las opciones de este módulo que tienen disponibles reportes son las siguientes:

Cada una de estas opciones tiene una lista de reportes asociados, como se vió en la descripción de cada sección, sin embargo aún falta por listar las opciones que se muestran a continuación:

Movimientos de inventario


Esta opción tiene disponibles los siguientes formatos:

Pantalla reportes: Movimientos de inventarios
Pantalla reportes: Movimientos de inventarios

Tablas de inventario


Esta opción tiene disponibles los siguientes formatos: