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Opciones del Módulo de Compras

Te describimos todas las opciones del módulo de Compras y Cuentas por pagar de eFactory ERP/CRM

Las opciones del módulo de compras se encuentran de lado izquierdo de la pantalla principal, permitiendo filtrar o seleccionar la operación que el usuario desee realizar.
Las opciones están agrupadas en 3 secciones:

Secciones de compras
Secciones de compras

En eFactory ERP disponemos de las siguientes opciones para el módulo de compras:

A continuación se describirá cada una de las opciones pertenecientes a las secciónes de Operaciones y Actualizaciones y se mostrarán los reportes disponibles para este módulo.

Operaciones


Opciones de la sección Operaciones
Opciones de la sección Operaciones

Presupuestos

El presupuesto permite realizar cálculos de los ingresos y egresos de la actividad económica de tu empresa, en eFactory Compras puedes cargar los presupuestos de tu empresa, de manera rápida y sencilla, sólo debes ingresar los datos del proveedor y agregar los artículos y las cantidades a presupuestar.
Los Presupuestos puedes convertirlos en otros documentos tales como: Además puedes generar presupuestos a partir de otros documentos: Los formatos de impresión disponibles para esta opción son:

Presupuestos
Presupuestos

Reportes de Presupuestos


Esta opción tiene disponibles los siguientes formatos de reportes:

Órdenes de Compra

Una órden de compra es un documento que se entrega a un proveedor para solicitar mercancía, mediante esta opción podrás cargar las órdenes de compra generadas por tu empresa, además podrás buscar, modificar y eliminar documentos registrados con anterioridad. Mediante una Órden de compra puedes generar los siguientes documentos: También puedes generar órdenes de compra mediante los siguientes documentos: Los formatos de impresión disponibles para esta opción son:

Órdenes de Compra
Órdenes de Compra

Reportes de Órdenes de Compra


Esta opción tiene disponibles los siguientes formatos de reportes:

Notas de Recepción

Los documentos de recepción de mercancía pueden ser creados mediante esta opción además podrás buscar, modificar y eliminar registros realizados anteriormente. Mediante una nota de recepción puedes generar los siguientes documentos: También puedes generar notas de recepción a partir de los siguientes documentos: Los formatos de impresión disponibles para esta opción son:

Notas de Recepción
Notas de Recepción

Reportes Notas de Recepción


Esta opción tiene disponibles los siguientes formatos de reportes:

Requisiciones Internas

Las requisiciones son autorizaciones que se dan al departamento de compras con la finalidad de abastecer bienes o servicios. Esta opción te permite crear requisiciones internas además de poder modificar, buscar y eliminar registros existentes.
Mediante una requisición puedes generar formas libres de compras, haciendo uso del botón 'Convertir documento'.
También puedes generar requisiciones a partir de otros documentos como: Los formatos de impresión disponibles para esta opción son:

Requisiciones Internas
Requisiciones Internas

Reportes Requisiciones Internas


Esta opción tiene disponibles los siguientes formatos de reportes:

Facturas de Compra

Para registrar las compras efectuadas a los proveedores debe hacer uso de la opción facturas de compra. Dicha opción le permite consultar, así como incluir, modificar y eliminar los datos de las facturas efectuadas a los proveedores. Cuando se registra una compra, el sistema actualiza en forma automática los stocks y costos de los artículos involucrados, así como el saldo del proveedor. Para incluir una factura en el sistema es necesario cargar los datos del cliente, la forma de pago y el transporte, además se deben incluir los artículos que se comprarán.
A partir de una factura de compra, puedes generar los siguientes documentos: También puedes generar facturas de compra mediante los siguientes documentos: Lo formatos de impresión disponibles para esta opción son:

Facturas de Compra
Facturas de Compra

Reportes de Facturas de Compra


Esta opción tiene disponibles los siguientes formatos de reportes:

Devoluciones de Compras

Las devoluciones de compras son todos aquellos envíos de mercancía total o parcial,que se le hacen al proveedor cuando; luego de realizar una compra surgen problemas ya sean porque la mercancía viene defectuosa o no cumple con los requisitos pactados. Mediante esta opción puedes cargar todas las devoluciones de compras que haga tu empresa, para esto sólo debes importar la factura que contiene los artículos a devolver y seleccionar la mercancía deseada.
A partir de una devolución puedes generar los siguientes documentos: Los formatos de impresión disponibles para esta opción son:

Devoluciones de Compras
Devoluciones de Compras

Reportes de Devoluciones de Compra


Esta opción tiene disponibles los siguientes formatos de reportes:

Cuentas por Pagar

Las cuentas por pagar se generan mediante operaciones de compra de bienes materiales o servicios recibidos, mediante esta opción podrás cargar las cuentas por pagar que se generen en tu empres, también puedes generar cuentas por pagar a través de las facturas, giros, cheques devueltos, o cualquier otro documento que genere alguna cuenta por pagar. Estos documentos puedes ubicarlos haciendo uso del botón buscar, cabe destacar que los registros deben estar confirmados para poder convertirlos en cuentas por pagar. Los formatos de impresión disponibles para esta opción son:

Cuentas por Pagar
Cuentas por Pagar

Reportes de Cuentas por Pagar


Esta opción tiene disponibles los siguientes formatos de reportes:

Pagos a Proveedores

Mediante esta opción podrás generar pagos a proveedores ya sean facturas o cualquier otro documento. Para esto sólo debes ingresar los datos del proveedor (Código y nombre) y cargar los documentos pendientes por pagar que tengas con dicho proveedor, luego cancelas todos los documentos, generas las retenciones si las tiene, y cargas la forma de pago.
Esta opción también cuenta con un asistente (Fast Track) ubicado en la pestaña de 'Avanzado' y en la sección de renglones del formulario "Pagos a proveedores"con el cual puedes generar pagos a proveedores de manera individual, es decir, del documento que desees, puedes realizar el abono o pagar la totalidad de la deuda de una o más facturas u otro documento que estén pendientes por cancelar.
Los formatos de impresión disponibles para esta opción son:

Pagos a Proveedores
Pagos a Proveedores

Reportes de Pagos a Proveedores


Esta opción tiene disponibles los siguientes formatos de reportes:

Formas Libres de Compra

Este formulario es como una especie de plantilla, en donde podrás cargar varios artículos incluyendo el almacén, la cantidad, el precio y el tipo de impuesto, luego podrás convertir el registro en otros documentos como: requisiciones internas, presupuestos, órdenes de compra, notas de recepción y facturas de compra. Para realizar la conversión sólo debes ingresar a la pestaña de Avanzado y seleccionar la opción Convertir documento.
Los formatos de impresión disponibles para esta opción son:

Formas Libres de Compra
Formas libres de Compra

Reportes de Formas Libres de Compra


Esta opción tiene disponibles los siguientes formatos de reportes:

Generar giros a proveedores

Esta opción te permite generar giros a tus clientes, sólo debes colocar el código del cliente y cargar los documentos que tenga pendientes, allí seleccionarás la o las facturas u otros documentos a los que deseas realizar el giro, seguidamente colocas el monto que vas a girar en cada documento. Esta pantalla te permite colocar los intervalos de tiempo que se quieran entre cuota y cuota en días, permitiendo la generación automática de las fechas de vencimiento de los giros, también debes colocar el porcentaje de interés anual. Al completar esos datos podrás presionar el botón 'Generar Giros', allí se mostrará una lista con las cantidades a pagar, la fecha de vencimiento y los números de los documentos generados. Al generar los giros se crea un documento de pagos a proveedores, y se generan cuentas por pagar (Cambio de la factura o cualquier otro documento por giro y los giros en si, dependiendo de la cantidad, si hay dos giros el sistema genera dos cuentas por pagar).

Generar Giros a Proveedores
Generar Giros a Proveedores

Cargar Cheques Devueltos

En eFactory es posible mantener con gran facilidad un registro detallado de todos los eventos que se generan en la gestión diaria de ventas, entre los cuales tenemos las devoluciones de cheques, esta opción permite registrar y asociar rápidamente la devolución de este documento al proveedor y al documento del pago que lo creó, generando sin más, una nueva cuenta por pagar.
Puedes seleccionar entre cargar el cheque automáticamente, o cargarlo manualmente, al finalizar con el proceso de carga el sistema generará una nueva cuenta por cobrar, que podrás verificar en la opción 'Cuentas por cobrar'.

Cargar Cheques Devueltos
Cargar Cheques Devueltos

Adelantos de Proveedores

Esta opción te permite cargar los adelantos que hagas a tus proveedores con el fin de aminorar la deuda de suministros futuros. Puedes realizar adelantos por caja o por banco, al cargar un adelanto, se genera un documento de pago a proveedores y un documento llamado 'Adelanto de proveedores'.

Adelantos de Proveedores
Adelantos de Proveedores

Generar Documentos

Esta opción te permite generar documentos de retención de IVA, ISLR, Patente y retenciones libres, en las facturas de compra. Para crear una retención a un proveedor sólo debes introducir el código y nombre del proveedor, el tipo de rentención, el concepto, tipo de documento de origen, el porcentaje a retener, impuesto de documento de destino (generalmente es exento) y el concepto del movimiento, luego presiona Aceptar para guardar los cambios, y al generar el pago de la factura podrás anexar la retención realizada.

Generar Documentos
Generar Documentos

Actualizaciones


Opciones de la sección Actualizaciones
Opciones de la sección Actualizaciones

Proveedores

Los proveedores abastecen a tu empresa de existencias (artículos), para poder concretar las transacciones con dichos proveedores es necesario que estén cargados en el sistema. La opción proveedores te permite crear nuevos proveedores así como buscar, modificar y eliminar los datos de los proveedores que ya están registrados. Para registrar un proveedor es necesario cargar los siguientes datos: Los formatos de impresión disponibles para esta opción son:

Reportes de Proveedores


Esta opción tiene disponibles los siguientes formatos de reportes:

Clases de Proveedores

Mediante esta opción podrás crear las diversas clases de proveedores que existirán en tu empresa, esto permite agruparlos o clasificarlos según su área o algún otro criterio que tome tu empresa, además es necesario tener cargado al menos una clase de proveedor para completar la creación de un proveedor.
El único formato de impresión disponible para esta opción es:

Clases de Proveedores
Clases de Proveedores

Tipos de Proveedores

De igual forma que con la opción clases de proveedores esta también permite la clasificación de los proveedores de la empresa. Para crear un tipo de proveedor sólo debes introducir el nombre y el código que asignarás.
El único formato de impresión disponible para esta opción es:

Tipos de Proveedores
Tipos de Proveedores

Zonas

Mediante esta opción es posible crear las zonas de ubicación de tus proveedores, las zonas pueden ser creadas y usadas en otros módulos de eFactory, para cargar una nueva zona en el sistema debes completar al menos los siguientes datos: El único formato de impresión disponible para esta opción es:

Zonas
Zonas

Conceptos de Movimiento

Aquí podrás crear los conceptos de movimiento que se usarán en la opcíón de 'Generar documentos' y en otros módulos del sistema con el fin de justificar la razón del cobro o pago de artículos, impuestos o retenciones. Para cargar un concepto de movimiento debes completar básicamente los siguientes datos: Además de cargar conceptos de movimiento al sistema, puedes buscar, modificar y eliminar los conceptos existentes.
Los formatos de impresión disponibles para esta opción son:

Conceptos de Movimiento
Conceptos de Movimiento

Tipos de devoluciones

Estas se crean para específicar el motivo de la devolución de una mercancía, en esta opción podrás cargar, editar, buscar y eliminar tipos de devoluciones. Esta opción es usada a la hora de generar documentos referentes a devoluciones de compras.
El único formato de impresión disponible para esta opción es:

Tipos de Devoluciones
Tipos de Devoluciones

Tipos de documentos

En esta opción se cargan los tipos de documentos que genera el sistema tales como: facturas de compra, cuentas por pagar, devoluciones de cheques, giros, cambios de factura por giros entre otros.
El único formato de impresión disponible para esta opción es:

Tipos de documentos
Tipos de documentos

Reportes


Opciones de la sección Reportes
Opciones de la sección Reportes

Como se puede apreciar en la imagen las opciones de este módulo que tienen disponibles reportes son las siguientes:

Cada una de estas opciones tiene una lista de reportes asociados, como se vió en la descripción de cada sección, sin embargo aún falta por listar las opciones que se muestran a continuación:

Reportes de Análisis y Estadísticas de Compras


Esta opción tiene disponibles los siguientes formatos de reportes:

Reportes de Tablas de Compras


Esta opción tiene disponibles los siguientes formatos de reportes: