¿Cómo Emitir un Comprobante Electrónico Para Facturas de Ventas en Costa Rica en eFactory Software ERP en la Nube?

Te explicamos los pasos para la activación de Comprobantes Electrónicos Para Facturas de Ventas en Costa Rica.

Para poder emitir un comprobante electrónico para facturas de ventas en Costa Rica, primero debemos realizar las configuraciones que son: configuración General, Agente Emisor, Agente Receptor. Para el envió del comprobante electrónico tenemos una documentación de Cómo Enviar Comprobante Electrónico para Factura de Ventas en Costa Rica que la pueden encontrar en Tema Relacionado.

Paso 1: Ingresar al Sistema

a) Para iniciar en eFactory debemos ingresar con nuestro Usuario y Contraseña, seleccionaremos la aplicación Administrativo, Empresa y Sucursal de la Empresa y presionamos el botón .

Paso 2: Configuración General

a) Opciones Globales: Para lograr enviar un comprobante electrónico primero se debe activar las opciones.
Para activar las opciones primero se ingresar al módulo de "Sistema", desplegamos el componente "Operaciones" y activamos el sub componente "Opciones" donde se nos desplegara un panel de opciones donde seleccionaremos el botón y buscaremos las siguientes opciones:

  • ACTCELCRI (Activar envió de Comprobantes Electrónicos de Costa Rica [CRI]): Sirve para activar la funcionalidad general de los envíos de comprobantes electrónicos.
  • CELCRICOFA (Activar Complemento de envió de Comprobantes Electrónicos de CRI al Confirmar Facturas de Venta [CRI]): Sirve para activar los comprobantes electrónicos en la factura de venta.
  • CELCRIFAC (Activar envió de Comprobantes Electrónicos de Costa Rica en Facturas de Venta [CRI]): Sirve para activar la apertura automática del comprobante electrónico al confirmar una factura de venta, para lograr activar esta opción debemos activar las anteriores.

b) Adicionalmente, existen cuatro opciones mas, estas indican los URL del ministerio de Hacienda de Costa Rica, desde donde se obtiene el acceso al API y también donde se enviaran los comprobantes electrónicos para su registro y validación. estas son las opciones:

  • CELCRIUREP (URI del servicio de prueba para recepción de Comprobantes Electrónicos de Costa Rica [CRI])
  • CELCRIURE (URI del servicio de Producción para recepción de Comprobantes Electrónicos de Costa Rica [CRI])
  • CELCIUTKP (URI del servicio de Tokens de Prueba para envío de Comprobantes Electrónicos de Costa Rica [CRI])
  • CELCRIUTK (URI del servicio de Tokens de Producción para envío de Comprobantes Electrónicos de Costa Rica [CRI])

Por defecto estas opciones siempre tendrán los URL que actualmente se encuentran activos en el "Ministerio de Hacienda" pero estos pueden ser modificados en caso de que estos cambien. Para activar las opciones debemos establecer la casilla "Valor" en verdadero esto hará que nuestra opción seleccionada se active. (NOTA: Los únicos servicios de recepción que se deberán usar al principio serán los de prueba, Cuando ya este funcionando correctamente la empresa se deberán cambiar a los de Producción para asi enviar datos "Reales".)

Paso 3: Configuración del Agente Emisor

a) El Agente emisor de comprobantes Electrónicos siempre sera la empresa. Para poder comenzar a enviar comprobantes electrónicos tenemos que configurar los parámetros generales del envió. Esto lo haremos mediante un complemento llamado "Comprobante Electrónico Costa Rica - Datos Del Emisor (CRI)" este complemento lo encontraremos ingresando al Módulo de "Sistemas" desplegamos el componente "Actualizaciones" y activamos el sub componente "Empresas", allí se nos desplegara una ficha.

b) Luego presionaremos la pestaña de "Avanzados" donde seleccionaremos el botón y se nos desplegara una ventana en la cual seleccionaremos el complemento llamado "Comprobante Electrónico Costa Rica - Datos Del Emisor (CRI)".

c) En el complemento que desplegamos, en la sección de "Datos del Emisor" se colocaran los datos propios de la empresa que no se puedan indicar directamente en la pantalla de Empresas (Adicionalmente, la empresa deberá tener indicada su identificación de emisor, en el campo "Identificación Tributario (RIF)":

  • Empresa: En este campo debemos seleccionar la empresa cuyos datos queramos modificar. Si se tiene mas de una empresa registrada en el sistema podrá cambiar la empresa para modificarla mediante este complemento.
  • Tipo de Emisor: Aquí se señalara la identificación de la empresa si es "Cédula Física", Cédula Jurídica", "DIMEX", o "NITE".
  • Nombre Comercial: Si la empresa posee un nombre comercial siempre sera obligatorio colocarlo.
  • Provincia, Cantón, y Distrito: En estos tres campos se especificara la ubicación de la empresa.
  • Otras Señas: aquí podremos dar una breve descripción opcional, de la ubicación de la empresa.
  • Teléfono - Código de País, Teléfono - Numero, Fax - Código de País, y Fax - Numero: En estos campos debe indicar por separado el código del país y el numero telefónico, tanto del teléfono principal como el fax de la empresa.

En la sección "Certificado y Acceso" se colocaran los datos adicionales relacionados con la conexión con el "Ministerio de Hacienda de Costa Rica".

  • Cliente API: Este campo solo tendrá dos valores validos, "api-stag" que es usado para hacer una prueba con los comprobantes electrónicos, y "api-prod" que este es usado para activar el envió real de comprobantes electrónicos.



  • Tipo de Certificado: Por ahora solo se podrá asignar el valor "Incrustado, con Clave", este valor indica que el certificado de seguridad usara para firmar los comprobantes de facturas electrónicas una forma manual junto a la clave del comprobante.
  • Usuario API: Este será el código de usuario con el cual se solicitara el Token de acceso al portal del "Ministerio de Hacienda de Costa Rica".
  • Clave API: Es la clave de acceso asociada al Usuario API.
  • Certificado (p12/pfx): Este es el archivo del certificado de seguridad que se usara para firmar los comprobantes antes de ser enviados. El certificado de seguridad siempre deberá ser provisto por el "Ministerio de Hacienda de Costa Rica".
  • Clave: Será la clave del certificado anterior.

Paso 4: Configuración del Agente Receptor

El agente receptor de Comprobante Electrónicos siempre será el Cliente. Cada cliente tendrá un conjunto de datos similares a los de un agente emisor y que estos son necesarios para generar los Comprobantes Electrónicos, estos datos podrán ser modificados ingresando al siguiente complemento "Comprobante Electrónico Costa Rica - Datos del Receptor (CRI)" este complemento lo encontraremos abriendo el módulo de "Ventas" desplegaremos el componente de "Actualizaciones" y activamos el sub componente "Clientes", allí iremos a la ficha "Avanzados" y oprimiremos el botón , y seleccionaremos el complemento previamente mencionado.



  • Cliente: Aquí se seleccionara al cliente que deseamos configurar.
  • Tipo de Emisor: En este campo indicaremos si la identificación del cliente es "Cédula Física", "Cédula Jurídica", "DIMEX", o "NITE".
  • Nombre Comercial: Si el cliente posee un nombre comercial se deberá escribir en este campo obligatoriamente.
  • Provincia, Cantón, y Distrito: En estos tres campos especificaremos la ubicación del cliente.
  • Otras Señas: Aquí podremos dar una breve descripción opcional de la ubicación del cliente.
  • Teléfono - Código de País, Teléfono - Numero, Fax - Código de País, y Fax - Numero: Se deberá indicar por separado el código del país y el numero telefónico, tanto del teléfono principal como del fax del cliente.

div>

Paso 5: Configuración de Mostrar Formato Automáticamente

a) Para la configuración de mostrar el Formato Automáticamente debemos configurar dos opciones. Primero nos ubicamos en el Módulo Sistema desplegamos el componente Operaciones y activamos el sub componente Opciones donde procedemos a seleccionar el botón y buscaremos en la ventana de Búsqueda: Opciones las siguientes opciones:

  • MFFECRI: Esta opción te permite Mostrar el Formato de Comprobantes Electrónicos de Costa Rica, Luego de enviar el Comprobante Electrónico CRI.
  • MFFECRIIPO: Esta otra opción te permitirá mostrar el formato de Comprobantes Electrónicos de Costa Rica desde la IPOS, luego de enviar el comprobante electrónico.

En el caso de no tener ese campo valor: verdadero en las opciones se procede a seleccionar el que se encuentra del lado izquierdo del código de la opción y luego seleccionaremos el botón , después se muestra la ventana de la opción seleccionada donde se procede a seleccionar el botón y marcamos el campo valor de tal manera colocando el campo valor en Verdadero y presionaremos el botón para guardar los cambios realizados.



Nota: Para enviar un comprobante electrónico tenemos en Tema Relacionado la documentación detallada para realizar el envió.